アパートの日常清掃では、「月2回」「月4回」のように、管理会社やオーナーとの契約で訪問頻度を定めているのが一般的です。しかし、契約どおりの回数を訪問していても、その間隔が極端に偏っていれば、本来の清掃品質は保てません。
国土交通省の令和5年度賃貸住宅管理業等に関する実態調査では、オーナーが管理業者とのトラブルとして最も多く挙げたのは「どこまで対応してくれるのかよくわからない」という点で、管理サービスの見える化が十分でない状況がうかがえます。清掃を請け負う側にとっても、契約どおりの頻度と間隔で作業していることを示せるかどうかは、管理会社やオーナーとの信頼関係を左右する重要なポイントです。
本記事では、日常清掃における訪問インターバル管理の重要性と、Excel管理の課題を整理したうえで、カスタマイズ版「RaccoonPro」のインターバルチェック機能を解説します。毎日1時間の目視確認から解放された清掃会社の事例も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
Excel管理だとインターバルチェックが難しい3つの理由
月2回の日常清掃といえば、約4週間の1か月を2週間ごとに分けて清掃するのが標準的な考え方でしょう。たとえば1回目を1日に実施したのであれば、2回目は15日前後に実施するのが理想です。
一方、1回目を1日、2回目を5日に実施した場合、回数としては月2回を満たしていても、その後の約4週間は清掃されないことになります。これでは、オーナーや入居者が想像する「月2回の清掃」とは大きく異なりますよね。
訪問頻度の契約を守るとは、回数をこなすことだけでなく、適切なインターバル（訪問間隔）を保つこと、といえるのではないでしょうか。
一般的には、頻度ごとに、次のような間隔が目安になります。
- 月1回訪問：前回から約30日
- 月2回訪問：前回から約14日
- 月4回訪問：前回から約7日
この目安から大きく外れていないかを、実際の訪問日をもとに確認するのが「インターバルチェック」です。
このインターバルチェックは、考え方としてはシンプルです。しかしExcelで行おうとすると、次のような壁にぶつかります。
- 物件数が増えると、目視での確認が追いつかない
- 月をまたぐインターバルの確認が漏れやすい
- 月4回の物件は確認の頻度が高く、負担が大きい
それぞれ詳しく見ていきましょう。
物件数が増えると、目視での確認が追いつかない
まず、Excelでは訪問日を入力し、日付の引き算をして間隔を確認するのが一般的です。数十件であれば対応できますが、管理物件が1,000件を超えると、計算結果を一つひとつ目で追う作業は現実的ではなくなります。
月をまたぐインターバルの確認が漏れやすい
次に、月またぎの問題です。同じ月の中のインターバルは比較的確認しやすい一方、前月30日に訪問した物件を翌月3日に再訪問していた場合、間隔はわずか数日しかありません。月ごとにシートを分けて管理していると、こうした月またぎの偏りは見落とされがちです。
月4回の物件は確認の頻度が高く、負担が大きい
さらに、月4回の物件は毎週のように確認が必要になります。確認作業そのものが日常業務として積み上がり、特定の管理者に大きな負担がかかってしまいます。
インターバル管理の第一歩は「訪問実績のデータ化」
さて、インターバルを正確に管理するためには、まず「いつ訪問したか」という実績がデータとして残っていることが前提になります。
写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」の標準版では、現場で撮影した写真とともに報告書をスマホで作成できるため、訪問の記録をその場で残すことができます。まずは紙やExcelでの報告から脱却し、訪問実績を正確に記録したい企業に適しています。
そのうえで、物件ごとの契約頻度と訪問実績を突き合わせてインターバルを自動で算出したい場合は、カスタマイズ版の「RaccoonPro」が適しています。
RaccoonProではカスタマイズの一環として、物件マスタに登録した訪問頻度と実際の訪問日をもとに、インターバルを自動でチェックする機能を搭載できるためです。
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RaccoonProのインターバルチェック機能でできること
インターバルチェック画面では、週単位で対象期間を切り替えながら、「月4回」「月2回」といった訪問頻度ごとに物件を一覧表示します。一覧には、物件名、管理会社、営業担当、清掃担当とあわせて、前回訪問日・今回訪問日・その間隔（日数）が表示されます。
このように間隔の大きい順に物件が並ぶため、月4回の物件で間隔が10日空いている、月2回の物件で20日以上空いている、といった目安から外れた物件がひと目でわかります。前回訪問日は月をまたいでも自動で参照されるため、Excelで見落としがちだった月またぎの偏りも確実に把握できます。
また、全文検索で特定の物件や管理会社、担当者に絞り込むこともできます。「どの物件の間隔が崩れているか」を探す作業から、「崩れている物件にどう対応するか」を考える作業へと、管理者の時間の使い方が変わります。
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インターバルチェックを運用に定着させるポイント
インターバルチェックの効果を高めるには、まず頻度ごとの許容範囲を社内で決めておくことが大切です。たとえば月2回なら「10〜18日を正常」とするなど基準を明確にしておけば、担当者によって判断がぶれることを防げます。
また、チェックで見つかった偏りは、翌週以降の巡回スケジュールの調整にすぐ反映させることが重要です。週単位で確認する習慣をつければ、問題が大きくなる前に手を打てます。管理会社から訪問状況を問われた際にも、実績データをもとに根拠を持って説明できるようになります。
1日1時間の目視確認を不要にしたB社の導入事例
横浜市でアパートの日常清掃を手がけるある清掃会社（以下B社）では、月1回・月2回・月4回の訪問が契約の中心でした。月1回なら前回から約30日、月2回なら約14日、月4回なら約7日の間隔を保つことが求められます。
B社ではこれまで訪問実績をExcelで管理していたため、特に月またぎのチェックが甘くなりがちでした。また、月4回の物件は高い頻度で確認しなければならず、社長が毎日1時間ほどかけて目視でインターバルを確認していました。管理会社との取り決めを守り、信頼関係を維持するためには欠かせない作業だったため、それだけの時間をかけざるを得なかったのです。
そこでB社はRaccoonProを導入し、訪問実績にもとづくインターバルチェック画面を構築しました。その結果、社長が毎日約1時間（月に換算すると約20時間）かけていた目視確認は、確認画面を開くだけで済むようになりました。社長からは「月またぎも含めて、間隔が空きすぎている物件が一発でわかるので、本当に楽になった」との声が寄せられています。
このように、訪問実績をデータで管理し、インターバルを自動で算出すれば、確認作業の負担を減らせるだけでなく、契約どおりの品質を保っていることを管理会社やオーナーに示す根拠にもなります。
日常清掃の訪問インターバル管理には写真報告アプリRaccoonProがおすすめ！
本記事では、日常清掃における訪問インターバル管理の重要性と、RaccoonProのインターバルチェック機能を解説しました。訪問頻度の契約を守るためには、回数だけでなく間隔の管理が欠かせません。物件数が増えるほど、また月またぎを含めて確認するほど、Excelでの目視確認には限界が生じます。
まずは訪問実績を正確に記録するところから始めたい場合は、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」の標準版をご検討ください。Raccoonは30日間の無料トライアルも可能なので、ぜひ一度お試しください。
契約頻度にもとづくインターバルの自動チェックや、自社の基準に合わせた確認画面を検討したい場合は、「RaccoonPro」の無料相談をご活用ください。
