オフィスビルやマンションの清掃・設備点検を担うビル管理業界では、人手不足が年々深刻になっています。ザイマックス不動産総合研究所が2024年6月にビルメンテナンス事業者を対象に行った調査では、9割の事業者が人手不足を実感していると報告されています。また、政府の「省力化投資促進プラン（ビルメンテナンス業）」では、業界の労働生産性を2029年度までに2024年比で25%向上させる目標が掲げられ、従事者の8割を占めるビル清掃業の有効求人倍率は約2.0〜3.0倍でほぼ横ばいに推移しているとされています。
限られた人員で多くの物件を担当する中、現場作業そのものに加えて負担になっているのが「報告書の作成」です。顧客ごとに異なる帳票、外観や館銘板の写真、数十項目にわたるチェック表など、ビル管理の報告書は意外と複雑です。これらをExcelで一つずつ作っていては、時間がいくらあっても足りないのではないでしょうか。
そこで今回は、ビル管理報告書の作成業務を効率化したい場合におすすめな、フルカスタマイズ写真報告アプリ「RaccoonPro」で実現できる、報告書作成のオプション機能について紹介します。
報告書作成時間を大幅に短縮した導入事例も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
ビル管理の報告書作成がExcelだと手間がかかる3つの理由
そもそもビル管理の現場で、Excelによる報告書作成が負担になりやすい理由としては、下記の3点が挙げられます。
- 顧客ごとに帳票のフォーマットが異なる
- 写真の貼り付けやレイアウト調整に時間がかかる
- 紙のチェック表とExcelの二重管理が発生する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
顧客ごとに帳票のフォーマットが異なる
まず、ビル管理の報告書は顧客によって求められる様式が異なります。特に大手企業が顧客の場合は先方指定の帳票で提出するケースが多く、担当者は複数のExcelファイルを使い分けなければなりません。
写真の貼り付けやレイアウト調整に時間がかかる
次に、写真の扱いです。デジカメやスマホで撮った写真をパソコンに取り込み、Excelのセルに合わせてサイズを調整しながら貼り付ける作業は、1件あたり数十分かかることも珍しくありません。
紙のチェック表とExcelの二重管理が発生する
さらに、設備の状態確認は紙のチェック表で行い、事務所に戻ってからExcelへ転記するという運用も多く見られます。同じ内容を現場と事務所で二度扱う運用こそが、報告書作成の時間を押し上げている最大の原因です。
RaccoonProの報告書オプション機能で実現すること
こうした課題を解決する手段として、まずはスマホで撮影から報告書作成までを完結できる写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」のようなツールを活用するのがおすすめです。
しかし、通常版の「Raccoon」で実現できないこと、たとえば下記のような機能が必要な場合は、ぜひフルカスタマイズ版の「RaccoonPro」の活用を検討してみてください。
- 顧客ごとの「指定様式」で帳票を作り分ける
- ビルやマンションの「外観・館銘板」の写真を報告書に組み込む
- 20〜40項目のチェック項目も写真と一緒にスマホで記録する
- 「写真の一括ダウンロード・アップロード」「Excel出力」機能でイレギュラー対応に備える
各オプション機能について、詳しく紹介します。
顧客ごとの「指定様式」で帳票を作り分ける
大手の不動産会社やオーナー企業を顧客に持つビル管理会社では、「A社は自社指定のExcel様式、B社は写真6枚レイアウト」といったように、顧客ごとに帳票を作り分ける必要があります。
こうした顧客ごとの「指定様式」で帳票を自動的に作り分けることも、フルカスタマイズ版の「RaccoonPro」なら実現可能です。
アプリ化する際は、現場で記録した写真やチェック結果を一つのデータとして持ち、出力時に顧客ごとの帳票へ流し込む仕組みにするのがポイントです。そうすれば、現場スタッフは顧客の違いを意識せずに、同じ手順で記録するだけで済みます。
とくに、顧客指定の様式を一字一句再現する必要がある場合は、カスタマイズ版の「RaccoonPro」で、顧客・物件ごとに帳票を切り替えられる仕組みを構築することを検討してみてください。
関連記事：写真報告アプリのレポート出力形式は？PDF・Excel・提出先別の帳票作り分けを解説！
ビルやマンションの「外観・館銘板」の写真を報告書に組み込む
ビル管理の報告書では、作業写真だけでなく、建物の外観写真や館銘板（建物名が記されたプレート）の写真を添付するケースがあります。「確かにその物件で作業した」ことを顧客に示し、作業の確実性を高めるためです。
ところがExcel運用では、外観や館銘板の撮影はスタッフの意識に任されがちで、撮り忘れが発生すると報告書を完成させられません。
一方カスタマイズ版の「RaccoonPro」なら、報告書の冒頭に「外観」「館銘板」の撮影枠をあらかじめ設けておくことも可能です。
これなら撮影すべき写真が一目でわかり、撮り忘れを防げます。撮影枠を報告書の構成に組み込んでおくことが、物件の取り違えや撮り忘れを防ぐ最も確実な方法です。
関連記事：点検・巡回の「不正」はどう防ぐ？アプリで捏造・物件間違いをゼロにする方法を解説！
20〜40項目のチェック項目も写真と一緒にスマホで記録する
建物や設備の状態確認では、写真に加えて20〜40項目程度のチェック項目に「〇・×」などで記入するケースがあります。こうしたチェック表は今も紙で運用している会社が多く、現場で記入した紙を事務所でExcelに転記し、別途撮った写真と組み合わせて報告書にまとめているのではないでしょうか。
カスタマイズ版の「RaccoonPro」なら、こうしたチェック機能を組み込むことも可能です。
チェック項目をスマホアプリ化すれば、現場で写真撮影とチェック入力をまとめて行えます。「×」がついた項目にその場で不具合写真を添付すれば、どの設備にどんな問題があったのかを報告書上で一目で伝えられますし、転記作業がなくなるため記入ミスや転記漏れも防げます。
チェック項目の内容や並び順は顧客や建物の種類によって異なるため、自社の点検内容に合わせて項目を設計できるカスタマイズ型のアプリを使って仕組み化するのがおすすめです。
関連記事：現場報告書のフォーマットはどう統一する？報告書の形式を揃える方法を紹介
「写真の一括ダウンロード・アップロード」「Excel出力」機能でイレギュラー対応に備える
日々の報告はアプリで完結できても、現場では次のようなイレギュラーな対応が発生します。
- 顧客から報告書内の写真データだけをまとめて提出してほしいと頼まれる
- 電波の悪い現場でデジカメ撮影した写真を、後からまとめて登録したい
- 顧客側で加工できるよう、Excel形式で報告書を提出したい
こうしたイレギュラーに備えるにも、写真報告アプリには「写真の一括ダウンロード」「写真の一括アップロード」「報告書のExcelダウンロード」機能が不可欠です。
これらの機能は標準版Raccoonにも備わっていますが、もちろんカスタマイズ版の「RaccoonPro」でも対応可能です。
このように、通常業務だけでなくイレギュラー処理まで想定しておくと、結局Excelに戻ってしまうという失敗を防げます。
導入事例：顧客別帳票とチェック項目のアプリ化で報告書作成時間を4分の1に
首都圏でオフィスビルやマンション約150棟の定期清掃・設備点検を請け負う、あるビル管理会社では、大手不動産会社3社を含む複数の顧客から、それぞれ異なるExcel様式での報告書提出を求められていました。現場スタッフは紙のチェック表（約30項目）に記入し、デジカメで外観・館銘板・作業箇所を撮影。事務所に戻ってから写真の貼り付けと転記を行っており、報告書1件あたり約60分を要していました。
人手不足で事務作業の担い手を確保できなくなったことをきっかけに、同社はRaccoonProで自社専用の報告アプリを構築しました。顧客ごとの帳票テンプレート、外観・館銘板の撮影枠、30項目のチェック入力をスマホ上に集約し、現場で記録した内容から各顧客の様式で報告書を出力できるようにしています。
その結果、報告書作成時間は1件あたり約60分から約15分に短縮され、転記ミスによる顧客からの差し戻しも月10件前後からほぼゼロになりました。管理部門の担当者は「顧客ごとの様式を気にせず、現場で入力したらそのまま報告書になるのが一番大きい」と話しています。
このように、自社の報告書の現場ニーズに合わせてアプリを設計すれば、複雑な帳票を扱うビル管理会社でも報告業務を大幅に効率化することが可能です。
ビル管理の報告書作成の効率化には写真報告アプリRaccoonProがおすすめ！
ビル管理の報告書は、顧客別の帳票、外観・館銘板の写真、数十項目のチェック表など、Excelで作成すると手間がかかる要素が多くあります。スマホアプリで撮影とチェック入力をまとめて行い、顧客ごとの帳票へ自動で出力する仕組みを整えれば、人手不足の中でも報告業務をスピーディにこなせるようになります。
まずは標準的な機能で報告書作成をデジタル化したい場合は、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」がおすすめです。Raccoonは無料トライアルも可能なので、ぜひ一度お試しください。
また、顧客指定の帳票やチェック項目への対応など、自社独自の要件がある場合はRaccoonProでのカスタマイズもご相談いただけます。ビル管理の報告書作成を効率化したい方は、お気軽にお問い合わせください。
