アパートの日常清掃・設備点検の巡回業務を、自社スタッフだけでなく、協力会社（外注先）に委託しているケースが多いのではないでしょうか。協力会社の数は5〜20社程度と企業によってさまざまですが、どの物件にいつ巡回するかという日程調整は、毎月必ず発生する業務です。
この日程調整の多くは、いまもメールとExcelで行われています。一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2025」によると、ビジネスパーソンの1日の平均メール送信数は12.33通、受信数は52.27通で、送受信に約2時間26分、業務時間の約3割がメール対応に使われています。協力会社との日程調整メールは、この負担をさらに押し上げる要因のひとつです。
そこで本記事では、協力会社との巡回日程調整における課題を整理したうえで、カスタマイズ版「RaccoonPro」のスケジュール管理機能で日程調整をオンライン化する方法を解説します。800件の物件を10社に委託する清掃会社の事例も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
メールとExcelによる巡回日程調整で起こる3つの課題
多くの企業では、発注側の担当者が翌月の対象物件をExcelのスケジュール表にまとめ、協力会社の外注管理者にメールで送付しています。
そして協力会社は訪問予定日や担当者名を記入して返信し、発注側がそれを確認・集約するという流れが一般的です。
一見シンプルな流れですが、1社あたり複数回のやり取りが発生し、協力会社が10社を超えると、毎月の調整だけで相当な時間がかかります。
この「毎月繰り返される、なくならない事務作業」である巡回日程の調整を、メールとExcelで管理し続ける課題としては、次のような例が挙げられます。
- やり取りの往復に時間がかかり、調整期間が長引く
- 協力会社ごとにファイルが分かれ、全体の把握が難しい
- 物件の新規契約・解約のたびに連絡と修正が発生する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
やり取りの往復に時間がかかり、調整期間が長引く
1つ目は、時間のロスです。メールは返信を待つ時間が必ず発生するため、1社と日程を確定させるまでに数日かかることも珍しくありません。修正があれば、さらに往復が増えていきます。
協力会社ごとにファイルが分かれ、全体の把握が難しい
2つ目は、情報の分散です。協力会社ごとに返ってきたExcelを手作業で1つの表にまとめないと、「来月どの物件に誰がいつ行くのか」を一覧で把握できません。転記の過程で入力ミスが起こるリスクもあります。
物件の新規契約・解約のたびに連絡と修正が発生する
3つ目は、物件の増減への対応です。毎月のように新規契約や解約がある中で、翌月どの物件にどの協力会社が行くのかを都度連絡し、スケジュール表を修正する必要があり、調整すべきことは多岐にわたります。
巡回スケジュールはアプリ上のデータとして共有すべき理由
さて、こうした課題を解決するには、スケジュールをメールの添付ファイルではなく、アプリ上のデータとして発注側と協力会社が共有することが有効です。データが1か所にあれば、どちらかが更新した時点で相手にも最新の情報が見えるため、確認のためのやり取りそのものが不要になります。
写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」の標準版は、現場の報告書をスマホで手軽に作成・共有したい企業に適したサービスです。まずは報告業務からデジタル化したい場合に、すぐに使い始められます。
一方、協力会社との日程調整のように、自社の業務フローに深く関わる機能は標準版にはありません。こうした要件には、カスタマイズ版の「RaccoonPro」が適しています。RaccoonProでは、多くの導入企業でスケジュール管理機能を実装しており、物件ごとに割り当てられた協力会社と翌月の巡回日をオンライン上で調整できます。
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RaccoonProのスケジュール管理機能でできること
RaccoonProのスケジュール管理機能でできることとしては、下記の2点が挙げられます。
- 協力会社との日程調整
- 定期巡回スケジュールの自動作成
それぞれ詳しく見ていきましょう。
協力会社との日程調整
アプリによって細部は異なりますが、多くの場合、日程調整は次のような流れで行います。
- 協力会社が、自社の担当する翌月の物件リストをアプリからExcelでダウンロード
- 訪問予定日を入力して一括アップロード
アップロードした時点で、どの担当者がどの物件にいつ行くのかが、アプリ上のデータとして瞬時に共有されるため、メールのやり取りは発生しません。このたった2ステップで、日程調整業務が完結するのです。
発注側も、全協力会社分のスケジュールを一括でダウンロードできるため、エリア別や協力会社別に全体を見渡したいときに便利です。また、物件の新規契約や解約は物件マスタの変更がそのままスケジュールに反映されるため、「来月からこの物件が増えます」といった個別連絡の手間もなくなります。
関連記事：点検・巡回の「不正」はどう防ぐ？アプリで捏造・物件間違いをゼロにする方法を解説！
定期巡回スケジュールの自動作成
「この物件は毎月第2水曜日に訪問する」のように、物件ごとに訪問タイミングが決まっているケースも多いのではないでしょうか。
こうした情報を「RaccoonPro」の物件マスタに登録しておけば、毎月同じ頻度・同じタイミングで訪問する計画を自動で作成できます。
また、「前回は第3木曜日だったので、来月も第3木曜日に行く」というように、前回の実績を「第何週の何曜日」として把握し、翌月に自動展開する方法もあります。協力会社は自動作成された日程を確認し、変更が必要な部分だけを修正すればよいため、入力の手間が大きく減ります。
こうした日程の自動展開は、企業ごとにルールが異なるため、汎用的なアプリでは対応が難しく、フルカスタマイズだからこそ実現できる機能です。
800件の定期巡回を10社に委託するM社の導入事例
東京都内にあるある清掃会社（以下M社）では、約800件のアパートの定期巡回・日常清掃を、10社の協力会社に委託していました。日程調整は毎月10日から20日の間にメールで行っており、1社あたり少なくとも3〜5通のやり取りが発生していたため、10社合計で毎月40通前後のメール対応が必要でした。
M社はRaccoonProを導入し、スケジュール管理の仕組みを一新しました。まず、物件マスタに設定された訪問日（第何週の何曜日）にもとづいて、翌月の日程がアプリ上で自動設定されます。協力会社はその日程をExcelで一括ダウンロードし、変更が必要な部分だけを修正して一括アップロードすれば調整は完了です。M社側では、全協力会社分のスケジュールを一括でダウンロードして管理できるようになりました。
その結果、毎月約40通発生していた日程調整のメールはほぼゼロになりました。担当者からは「協力会社の返信を待ったり、ファイルをまとめ直したりする時間がなくなり、月の中旬の負担が大幅に軽くなった」との声が寄せられています。
このように、日程調整をアプリ上のデータで行えば、メール対応の時間を削減できるだけでなく、協力会社が増えても調整の手間が比例して増えない体制を整えることも可能です。
協力会社との巡回日程調整には写真報告アプリRaccoonProがおすすめ！
本記事では、協力会社との巡回日程調整における課題と、RaccoonProのスケジュール管理機能による解決方法を解説しました。メールとExcelによる調整は、往復の時間ロスや情報の分散、物件の増減への対応といった課題を抱えています。アプリ上で日程を共有し、物件マスタにもとづいて自動展開すれば、毎月の調整業務を大幅に効率化できます。
まずは現場の報告業務からデジタル化したい場合は、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」の標準版から始めてみてはいかがでしょうか。Raccoonは30日間の無料トライアルも可能なので、ぜひ一度お試しください。
協力会社とのスケジュール管理や、自社のルールに合わせた日程の自動展開を検討したい場合は、「RaccoonPro」の無料相談をご活用ください。
