設備点検やビルメンテナンスの現場では、点検の結果を「点検報告書」としてまとめ、管理会社やオーナーに提出します。多くの企業が、この点検報告書をExcelで作成しているのではないでしょうか。「点検報告書 テンプレート エクセル」といった検索が多いのも、身近なソフトで手軽に様式を整えたいというニーズの表れといえます。
本記事では、設備点検業者やビルメンテナンス担当者に向けて、点検報告書のテンプレートをExcelで作成する手順と、無料で使える様式を整えるポイント、そしてExcel運用で見えてくる限界とその解決策までをわかりやすく解説します。自社の点検報告書を見直す参考にしてみてください。
点検報告書のテンプレートに必要な項目
点検報告書は、点検対象の設備が正常に機能しているか、不具合がないかを記録し、発注者に報告するための書類です。基本となる項目としては、次のような例が挙げられます。
- 点検実施日
- 対象物件名・所在地
- 点検した設備名
- 担当者名
- 点検項目ごとの判定結果（良・要注意・不良など）
- 測定値がある場合はその数値
- 指摘事項や是正の必要な箇所
- 点検箇所の写真
これら点検項目を一覧化し、それぞれに判定欄を設けることで、確認すべきポイントを漏れなくチェックできる構成になります。
なお、点検報告書では、判定結果とあわせて写真を残すことが重要です。「不良」と判定した箇所を写真で示せば、発注者は現場を見なくても状況を正確に理解でき、是正対応の判断もスムーズになります。数値と写真の両方を記録することで、報告書の客観性と信頼性が高まります。
Excelで点検報告書テンプレートを作る手順
無料で点検報告書の様式を整えたい場合、まずはExcelでの作成が現実的な選択肢になります。
作成手順としては、シート上部に点検日・物件名・担当者などの基本情報欄を配置し、その下に点検項目を縦に並べた一覧表を作ります。各項目の右側に判定結果を選べるプルダウン（良・要注意・不良など）や測定値の記入欄を設けると、入力しやすく見やすい表になります。さらに下段へ写真の貼り付けスペースとコメント欄を用意すれば、点検結果を一枚にまとめられます。罫線や色を整え、自社ロゴを入れれば、体裁の整った無料テンプレートの完成です。
厚生労働省や各業界団体、自治体などが点検・記録の様式例を公開している場合もあり、それらを参考に自社の点検内容に合わせて項目を調整するのも効率的です。ただし、公開様式は自社の業務にそのまま合うとは限らないため、必要な項目を取捨選択して使うことをおすすめします。
なお、法定点検に関わる報告書の場合は、記載項目や保存期間が法令で定められていることがあるため、様式を整える際は最新の法令や所管の官公庁の情報を必ず確認してください。
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Excelで点検報告書を運用する3つの限界
手軽に始められるExcelでの点検報告書ですが、運用を続けるうちに次のような限界に突き当たります。
- 写真の貼り付け・サイズ調整の作業が煩雑
- 現場で完結できず、事務所での入力が必要
- ファイルの管理・検索が煩雑になりやすい
それぞれ詳しく見ていきましょう。
写真の貼り付け・サイズ調整の作業が煩雑
1つ目は、写真の扱いにくさです。点検箇所ごとに撮影した写真をパソコンに取り込み、1枚ずつ縮小して所定のセルに貼り付ける作業は手間がかかり、点検件数が多いほど負担が増します。
現場で完結できず、事務所での入力が必要
2つ目は、作業場所の制約です。Excelでの作成はパソコン前提のため、現場では点検メモと撮影のみを行い、事務所に戻ってから報告書を仕上げることになります。これにより報告が遅れがちになります。
ファイルの管理・検索が煩雑になりやすい
3つ目は、ファイル管理の煩雑さです。点検報告書が物件ごと・日付ごとに大量のExcelファイルとして蓄積されると、過去の報告書を探し出すのに時間がかかり、履歴の比較も難しくなります。
アプリなら点検報告書の作成から管理まで一元化できる
こうした限界を解消する手段として、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」のような、点検項目のテンプレート化と写真の自動反映に対応したツールの活用が広がっています。
写真報告アプリを使うと、Excelの限界として挙げた課題の多くを解消できます。点検項目をあらかじめテンプレートとして登録しておけば、現場ではスマートフォンで各項目をチェックし、必要な箇所を撮影するだけで報告書が仕上がります。写真の貼り付け作業は不要で、事務所に戻る必要もありません。
さらに、作成した点検報告書はクラウド上に蓄積されるため、物件名や日付で過去の記録をすぐに検索でき、履歴の比較や振り返りも容易になります。点検の判定結果と写真がセットで残るため、是正が必要な箇所の追跡もスムーズです。
点検対象の設備が多岐にわたり、設備ごとに細かく異なる点検様式を使い分けたい場合や、点検データを保全管理システムと連携させたい場合には、カスタマイズ版の「RaccoonPro」のように業務に合わせて設計できるサービスも選択肢になります。多くの点検業務は標準テンプレートでカバーできますが、込み入った要件がある場合はフルカスタムが有効です。
導入事例：写真報告アプリの導入で点検報告書の作成・管理工数を大幅削減
ある設備点検会社では、点検報告書をExcelテンプレートで作成していました。点検項目の入力自体はスムーズだったものの、現場写真の貼り付けと、物件ごとに増え続けるExcelファイルの管理に手を焼いていたといいます。過去の点検報告書を探し出すのに毎回10分以上かかることもあり、問い合わせ対応が遅れる一因になっていました。
そこで点検項目をテンプレート化した写真報告アプリ「Raccoon」を導入したところ、現場での撮影がそのまま報告書に反映されるようになり、写真貼り付けの作業が不要になりました。加えて、報告書がクラウド上で一元管理されることで、過去の記録の検索は数十秒で完了するようになりました。担当者は「点検の判定と写真がセットで残るので、是正箇所の追跡も楽になった」と話しています。
このように、点検報告書はExcelでも作成できますが、写真の扱いや管理の面で限界があります。作成から管理までを見据えるなら、アプリの活用も検討してみてはいかがでしょうか。
点検報告書の作成には写真報告アプリRaccoonがおすすめ！
点検報告書のテンプレートは、点検項目と判定欄、写真スペースを揃えることでExcelでも無料で作成できます。ただし、写真の貼り付けの手間や、ファイル管理の煩雑さといった限界がつきまといます。なお、法定点検に関わる報告書は、記載項目や保存期間について最新の法令や所管官公庁の情報を必ず確認するようにしてください。
作成から管理までを効率化し、点検結果を写真とともに一元管理するなら、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」の活用がおすすめです。Raccoonは無料トライアルも可能なので、ぜひ一度お試しください。
