ビルや施設を管理していると、消防設備、エレベーター、空調、給排水など、さまざまな設備の点検報告書が次々と発生します。これらの点検報告書には、それぞれ法律や指針に基づく保管義務があり、定められた期間は適切に保存しておく必要があります。
この点検記録を紙で保管しているものの、保管スペースが足りなくなったり、必要な時に記録を探しづらかったり、紙保管ならではの課題を感じている方もいるでしょう。
そこで今回は、紙保管に悩むビル管理会社・設備保守業者の担当者に向けて、設備点検報告書を写真報告アプリでデジタル化するメリットを紹介します。
点検報告書の保管期間は設備ごとに異なる
まず前提として、主な設備の点検報告書について、保管期間と根拠を整理して紹介します。
- 消防用設備等の点検票：原則3年（消防法）
- エレベーター（昇降機）の定期検査報告書の写し：3年以上（国土交通省の指針）
- 建築設備の定期検査報告書：特定行政庁の定めに従い保管（建築基準法第12条）
- 空調設備（フロン類使用機器）の点検記録：機器の廃棄まで保存が原則（フロン排出抑制法）
ここで押さえておきたいのは、点検報告書の保管期間は、設備や根拠法令によって異なるという点です。それぞれを正しく区別して管理しなければなりませんが、多数の物件・設備を扱う事業者にとって、この管理を紙で行うのは大きな負担となります。
それぞれの記録の保管期間について、もう少し詳しく見ていきましょう。
関連記事：設備点検記録の保管期間は？法定点検ごとの保管ルールと記録管理のコツを解説！
消防・昇降機・建築設備の点検報告書の保管期間
消火器、スプリンクラー、自動火災報知設備などの消防用設備は、消防法第17条の3の3に基づき定期点検と報告が義務付けられています。個々の消防用設備等の点検票を保存しなければならない期間は、原則3年です。3年を経過したものについては、点検結果総括表や点検者一覧表などの要約書類を保存すればよいとされています。点検結果の報告を怠ったり虚偽の報告をしたりした場合には、30万円以下の罰金または拘留の対象となる可能性があります。
関連記事：消防用設備等点検結果報告書の保存期間はいつまで？効率的なデジタル管理方法も解説！
次に、エレベーター（昇降機）の定期検査報告書です。建築基準法第12条に基づき、昇降機は毎年、資格者による定期検査と特定行政庁への報告が義務付けられています。さらに、国土交通省が策定した「昇降機の適切な維持管理に関する指針」では、保守点検業者が適切に保守・点検を行うために、昇降機定期検査報告書の写しを3年以上保存することが定められています。
関連記事：エレベーター定期点検の記録はどう保管・管理する？法定点検の報告書をデジタル化するメリットを紹介！
そして、建築設備の定期検査報告書です。建築基準法第12条の定期報告制度では、給排水設備、換気設備、排煙設備、非常用の照明装置といった建築設備について、特定建築物の所有者・管理者に定期的な検査と報告を義務付けています。定期報告を行わなかったり虚偽の報告をしたりした場合には、建築基準法第101条に基づき100万円以下の罰金に処される可能性があります。報告書の保管については特定行政庁の定めに従う必要があり、また宅地建物取引業法の改正により、重要事項説明書に定期報告書の保存の有無を示すことが求められるようになっています。
空調・給排水設備の点検記録の保管期間
続いて、空調設備の点検記録です。業務用エアコンや冷凍冷蔵機器など、フロン類を使用する機器は「フロン排出抑制法」の対象です。同法では簡易点検（3か月ごと）や定期点検の実施に加え、点検・整備の記録を作成し、その機器を廃棄するまで保存することが原則とされています。空調機器は使用期間が長いため、実質的に長期にわたる記録保存が求められることになります。
関連記事：空調設備の点検記録はどうデジタル化する？保守点検の報告書を効率化する方法を解説！
そして、給排水設備に関わる記録です。貯水槽の清掃や水質検査については水道法・建築物衛生法に基づく管理が求められ、給排水設備自体も建築基準法第12条の定期報告の対象に含まれます。これらの記録も、各法令や行政の定めに従って保管する必要があります。
関連記事：給排水設備の点検記録はどうデジタル化する？排水管・受水槽の保守業務を効率化する方法を解説！
点検報告書を写真報告アプリでデジタル管理するメリット
さて、設備ごとに保管期間が異なる点検報告書を、写真報告アプリでデジタル管理することには、次のようなメリットがあります。
- 保管漏れ・廃棄ミスを防げる
- 検索性が向上する
- 保管スペースが不要になる
- 「点検業務」と「記録作成業務」を一体化できる
これらに魅力を感じる方は、ぜひ写真報告アプリ「Raccoon」のようなツールの導入を検討してみてください。
なお、設備種別ごとに異なる点検票フォーマットや、保管期間に応じた記録の自動整理、複数物件・設備の点検スケジュール管理といった独自の仕組みを構築したい場合は、フルカスタマイズに対応した「RaccoonPro」のようなサービスの活用が有効です。
保管漏れ・廃棄ミスを防げる
第一に、保管漏れ・廃棄ミスを防げることです。点検記録を設備種別ごとに整理してクラウドに保存しておけば、「保管義務のある記録を誤って廃棄してしまった」という事態を防げます。
データであれば物理的な紛失・劣化のリスクもなく、定められた期間を確実に保存できます。
検索性が向上する
第二に、検索性が向上することです。写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」のようなツールを使えば、設備ごとの点検記録を写真付きでデジタル保存し、クラウド上で一元管理できます。
設備名、点検日、物件名などで瞬時に検索でき、必要な点検記録をすぐに呼び出せます。行政の立入検査やクライアントからの問い合わせにも、迅速に対応できるようになります。
保管スペースが不要になる
第三に、保管スペースが不要になることです。複数の設備・物件の点検記録を長期間紙で保管すると、膨大なスペースを占有します。デジタル化すれば、保管スペースの問題から解放されます。
「点検業務」と「記録作成業務」を一体化できる
ここまで紹介したメリットを読み、「紙の点検記録を、Excelに置き換えたらデジタル化できるのでは？」と思った方もいるかもしれません。
しかし、Excelを活用する方法だと、事務所に戻ってから、撮影した写真をパソコンに取り込み、体裁を整え、報告書を作成する必要があります。この作業に、点検作業と同じくらい時間を費やしている企業も少なくありません。
しかし、写真報告アプリを使えば、「点検業務」と「記録作成業務」を一体化できます。たとえば写真報告アプリ「RaccoonPro」を使えば、スマートフォンやタブレットで撮影した写真を、自動的に該当する点検項目と紐づけることが可能です。
撮影した写真は、あらかじめ設定したフォーマットに自動的に流し込まれるため、点検しながら、記録作成も完了します。
これが設備点検報告書をデジタル化する際に、写真報告アプリを使う最大のメリットです。報告スピードが向上するため、残業代を減らす効果も期待できます。
関連記事：設備点検報告書はどこまで自動化できる？Excelや紙での管理を卒業する方法を紹介！
ビル管理会社が点検報告書をデジタル管理した事例
ある総合ビル管理会社では、オフィスビルや商業施設など80件以上の物件を管理しており、消防設備、エレベーター、空調、給排水など多種多様な設備の点検報告書を扱っていました。
設備ごとに保管期間が異なるため、書類管理は非常に煩雑でした。「この消防点検票は3年保管」「このエレベーター報告書の写しは3年以上保管」と、担当者が設備ごとの保管ルールを把握しながら、紙のファイルを物件別・設備別に整理していました。しかし、保管期間を過ぎた書類が大量に残っていたり、逆に必要な書類が見当たらなかったりと、管理が行き届かない状態でした。
そこで同社は、点検報告書を写真報告アプリでデジタル管理する体制に移行しました。設備種別ごとに記録を分類し、物件名・設備・点検日で検索できるようにクラウドへ集約。点検時の写真も記録に紐づけて保存しました。
導入の効果は明確でした。点検報告書の検索にかかっていた時間は1件あたり平均20分からほぼ即時へと短縮され、行政の立入検査時にも慌てず対応できるようになりました。また、保管期間ごとに記録を整理できるようになったことで、書類の保管スペースは従来の約3分の1にまで削減されました。
同社の管理部長は「設備ごとにバラバラだった保管ルールを、システム上で一元的に管理できるようになりました。『どの書類がどこにあるか』を探す時間がなくなり、本来の管理業務に集中できています」と語っています。
このように、設備ごとに保管期間が異なる点検報告書こそ、デジタル管理によって整理と検索の手間を大きく減らせます。
点検報告書のデジタル化には写真報告アプリRaccoonがおすすめ！
点検報告書の保管期間は、消防用設備等の点検票が原則3年、昇降機の定期検査報告書の写しが3年以上、空調設備の点検記録が機器の廃棄まで保存が原則というように、設備や根拠法令によって異なります。報告を怠れば、設備によっては30万円や100万円以下の罰金の対象となる可能性もあり、正確な保管が求められます。
設備ごとに異なる保管ルールを紙で管理するのは大きな負担ですが、写真報告アプリでデジタル化すれば、保管漏れの防止、検索性の向上、保管スペースの削減を実現できます。
写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」なら、設備ごとの点検記録を写真付きでデジタル保存し、クラウドで一元管理できます。設備種別ごとの点検票や保管管理の仕組みを自社仕様で構築したい場合は、フルカスタマイズ対応の「RaccoonPro」もご検討ください。Raccoonは無料トライアルも可能なので、ぜひ一度お試しください。
なお、各設備の点検報告書の保管期間や報告義務に関する具体的な要件は、設備ごとに根拠法令や行政の定めが異なり、改正されることもあります。最新の法令や所管行政庁の情報をご確認のうえ対応してください。
