ビル管理や施設の巡回業務では、担当者が現場を見回った結果を「巡回報告書」として記録し、管理会社やオーナーに提出します。しかし、決まったテンプレートがなく、担当者ごとに書き方が異なっていたり、何を書けばよいか迷ったりするケースは少なくないのではないでしょうか。
そこで本記事では、ビル管理・施設巡回・警備などの巡回業務に携わる担当者に向けて、巡回報告書に必要な項目と具体的な記入例、テンプレートの作り方、そして効率的に作成するための方法までをわかりやすく解説します。自社の巡回記録の質を高めるヒントとして役立ててみてください。
巡回報告書に必要な基本項目
巡回報告書は、「いつ・どこを・誰が巡回し・どのような状態だったか」を記録する書類です。報告書を受け取る側が現場に立ち会わなくても状況を把握できるよう、必要な項目を過不足なく揃えることが基本となります。これをふまえると、巡回報告書に必要な基本項目としては、次のようなものが挙げられるでしょう。
- 巡回日と時間帯
- 巡回した物件名・エリア
- 担当者名
- 巡回ルートや巡回箇所
- 各箇所の状態（異常の有無）
- 発見した不具合や気づいた点
- 対応した内容
- 次回への申し送り事項
さらに、設備の点検を兼ねる場合は、点検項目のチェック欄も設けておくのがおすすめです。
そして、巡回報告書で特に重要なのは、「異常なし」の場合でもきちんと記録を残すことです。何も問題がなかったという事実そのものが、巡回が確実に実施されたことの証明になります。そのため、巡回した各箇所について、状態を具体的に記載できる欄をテンプレートに組み込んでおくことが大切です。
巡回報告書の書き方と記入例
巡回報告書を書くときのポイントは、誰が読んでも状況が正確に伝わるよう、具体的に記述することです。曖昧な表現を避け、時間・場所・状態をセットで記録するよう心がけましょう。
たとえば、単に「異常なし」と書くのではなく、「10:00～10:15、1階エントランスおよび駐車場を巡回。照明・自動ドアの動作を確認、異常なし」のように、巡回した時刻・箇所・確認した内容を明記します。
不具合を発見した場合は、「14:20、3階廊下の蛍光灯1本の点灯不良を確認。管理室へ報告し、交換手配済み」といった形で、発見した事実と対応内容の両方を記載します。写真を添えられる場合は、該当箇所を撮影して報告書に添付すると、状況がより正確に伝わります。
巡回報告書をテンプレート化する3つのメリット
先述したような記入ルールを、紙のマニュアルで配るだけでは、書き方の徹底が難しいこともあります。そこでおすすめなのが、巡回報告書をテンプレート化して、そこに記入例や選択式の項目を組み込んでおくことです。この方法なら、担当者は迷わず記録でき、報告書の品質が自然と揃っていきます。
関連記事：現場報告書のフォーマットはどう統一する？報告書の形式を揃える方法を紹介
また、巡回報告書をテンプレート化することには、次のようなメリットもあります。
- 記載漏れや撮影忘れを防げる
- 担当者による品質のばらつきをなくせる
- 過去の記録との比較・振り返りがしやすくなる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
記載漏れや撮影忘れを防げる
1つ目は、記載漏れの防止です。巡回箇所や点検項目をあらかじめテンプレートに列挙しておけば、担当者は各項目を順にチェックしていくだけで、確認すべきポイントを見落とさずに済みます。
担当者による品質のばらつきをなくせる
2つ目は、品質の均一化です。決まった様式に沿って記録するため、経験の浅い担当者でも一定水準の報告書を作成できます。新人教育の負担軽減にもつながります。
過去の記録との比較・振り返りがしやすくなる
3つ目は、記録の活用しやすさです。フォーマットが統一されていれば、過去の巡回記録と並べて比較でき、「同じ箇所で繰り返し不具合が起きている」といった傾向を把握しやすくなります。これは設備の予防保全にも役立ちます。
紙・Excelの巡回報告書が抱える課題とアプリでの解決
巡回報告書を紙やExcelで運用している場合、いくつかの課題に直面しがちです。紙の場合は、巡回中に手書きした内容を、事務所で清書する二度手間が発生します。また、Excelの場合は、写真の貼り付けやパソコンでの入力作業に時間がかかります。いずれも、巡回そのものよりも報告書の作成に手間がかかってしまう構造です。
こうした課題は、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」のようなツールの活用すれば解決できます。
写真報告アプリを使えば、巡回しながらスマートフォンで各箇所を撮影・記録し、その場で報告書を完成させられます。撮影時に位置情報や時刻が自動で記録される機能を持つツールもあり、「いつ・どこを巡回したか」を客観的に残せる点は、巡回業務の証明として大きな安心材料になります。
関連記事：現場作業の「証明」には写真報告アプリがおすすめ！GPS（場所）と写真（作業記録）を自動連携する方法を紹介
関連記事：写真報告書にタイムスタンプ機能は必要？証拠能力を高める撮影日時記録の重要性を解説！
複数の物件を巡回し、物件ごとに報告先や様式が異なるような場合や、巡回記録を他の業務システムと連携させたい場合には、カスタマイズ版の「RaccoonPro」のように、自社の巡回業務フローに合わせて設計できるサービスを検討するのも一つの方法です。標準的なテンプレートで多くの巡回業務はカバーできますが、独自の運用要件が強い場合はフルカスタムの選択肢が役立ちます。
関連記事：報告書を共同作成する方法とは？広い現場を複数人で点検・作業するときの写真共有術を紹介！
導入事例：写真報告アプリの導入で巡回報告の作成時間が半分以下に
あるビル管理会社では、担当者が複数の物件を巡回し、各物件の巡回報告書を紙に手書きしたうえで事務所のExcelに清書していました。この二度手間により、巡回1件あたりの報告書作成に平均25分を要し、担当者からは「巡回よりも報告書づくりが大変」という声が上がっていたといいます。
そこで巡回チェック項目をテンプレート化した写真報告アプリ「Raccoon」を導入し、巡回しながらスマートフォンで記録・撮影する運用に切り替えました。その結果、報告書作成時間は1件あたり約10分にまで短縮され、清書作業がなくなったことで担当者の負担が大きく軽減されました。管理者は「異常箇所を写真付きですぐ共有できるようになり、対応のスピードも上がった」と話しています。
このように、巡回報告書はテンプレートと作成方法を見直すことで、記録の質を保ちながら作業負担を減らすことができます。まずは自社の巡回項目を洗い出し、テンプレート化するところから始めてみてはいかがでしょうか。
巡回報告書の作成には写真報告アプリRaccoonがおすすめ！
巡回報告書は、巡回日時・箇所・状態・対応内容などの項目を揃え、記入例とあわせてテンプレート化することで、担当者による品質のばらつきを抑えられます。紙やExcelでの運用には二度手間や写真貼り付けの負担といった課題がありますが、写真報告アプリを使えば巡回しながらその場で報告書を完成させられます。
巡回業務の記録を効率化し、証拠性の高い報告書を残すなら、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」の活用がおすすめです。Raccoonは無料トライアルも可能なので、ぜひ一度お試しください。
