飲食店や食品スーパー、介護施設の厨房などでは、日々の衛生管理を記録する「衛生管理記録簿」の作成が欠かせません。2021年6月に食品衛生法の改正が本格施行され、原則としてすべての食品等事業者にHACCPに沿った衛生管理が求められるようになったことで、記録の重要性はいっそう高まっています。とはいえ、「記録表をどう作ればよいのか」「何を記載すればよいのか」と悩む担当者は多いのではないでしょうか。
本記事では、飲食店・食品スーパー・介護施設などの衛生管理担当者に向けて、衛生管理記録簿（HACCP記録表）に必要な項目と作り方、テンプレート化のコツ、そして記録作業を効率化する方法までをわかりやすく解説します。日々の衛生管理をより確実で負担の少ないものにするヒントとして役立ててみてください。
なお、HACCPに関する制度や記録の要件は、業種や取り扱う食品によって異なり、法令の改正もあり得ます。本記事は一般的な情報を整理したものですので、実際の記録簿の整備にあたっては、厚生労働省の最新情報や、業種別の手引書、管轄の保健所などに必ずご確認ください。
衛生管理記録簿（HACCP記録表）とは？
衛生管理記録簿とは、食品を扱う事業者が日々の衛生管理をどのように実施したかを記録する書類です。HACCPに沿った衛生管理では、あらかじめ「衛生管理計画」を立て、それに基づいて実施した内容を記録し、保存することが求められています。
厚生労働省の情報によると、原則としてすべての食品等事業者が対象となりますが、小規模な営業者等については、業界団体が作成し厚生労働省が内容を確認した「手引書」を参考に、簡略化したアプローチで取り組むことができるとされています。手引書には衛生管理計画のひな形や記録様式が含まれており、そのまま活用できる場合も多くあります。
記録の中心となるのは、「一般的な衛生管理」と「重要管理」の2つの観点です。冷蔵・冷凍庫の温度確認、手洗いや器具の洗浄・消毒、加熱・冷却の管理といった日々のチェック項目について、「実施したか」「問題がなかったか」を記録していくのが基本の形です。問題が見つかった場合は、どう対応したかもあわせて記録します。
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衛生管理記録簿に盛り込む必要項目
衛生管理記録簿をこれから作成する場合、まずは記録すべき項目を整理しておきましょう。一般的な記録表には、次のような項目が盛り込まれます。
- 記録日と記入者名
- 冷蔵・冷凍庫などの温度確認結果
- 手洗い・器具の洗浄消毒の実施確認
- 加熱・冷却など重要管理のポイントの確認結果
- 問題があった場合の対応内容（改善措置）
記録日と記入者名は、いつ誰が確認したかを明確にする基本項目です。温度確認は、食品を安全に保管できているかを示す重要な記録で、数値を記入できる欄を設けます。手洗いや洗浄消毒の実施確認は、チェック方式で記録できるようにすると負担が軽くなります。
加熱・冷却などの重要管理のポイントは、取り扱う食品や調理方法によって内容が変わるため、自店の業態に合わせて設定します。そして、いずれかの項目で問題が見つかった場合に備え、改善措置を記載する欄を必ず設けておくことが大切です。問題があったときにどう対応したかを記録しておくことが、衛生管理を継続的に見直す土台となります。
HACCP記録表はExcelや紙で作れる？テンプレート化のコツ
衛生管理記録簿は、紙の様式やExcelで作成することも不可能ではありません。前述のとおり、業種別の手引書に記録様式が用意されている場合はそれを活用でき、自治体が温度確認記録表などのExcel様式を公開していることもあります。これらを土台に、自店の業態に合わせて項目を調整するのが効率的な作り方です。
テンプレート化のコツは、毎日繰り返し記録する項目をできるだけチェック方式や数値記入だけで済む形にし、記入の負担を減らすことです。項目が多すぎると記録が形骸化しやすいため、自店にとって本当に必要な管理ポイントに絞り込むことが、記録を続けるうえで重要になります。
ただし、紙やExcelでの記録には課題もあります。紙の記録簿は、記入忘れに後から気づきにくく、保管する紙が増えていくと過去の記録を探すのも大変です。Excelの場合も、日々パソコンに入力する手間や、複数の店舗・厨房で記録を集約する際の煩雑さが生じます。
こうした負担を軽減する手段として、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」のような、チェック項目のテンプレート化とスマートフォンでの記録に対応したツールの活用が広がっています。
アプリで衛生管理記録をデジタル化するメリット
衛生管理記録簿をアプリでデジタル化すると、日々の記録作業がぐっと楽になります。とくに、次のような点を魅力に感じる場合は、ぜひアプリの導入を検討してみてください。
- チェックと同時に記録作業が完了する
- 記録をいつでも検索・確認できる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
チェックと同時に記録作業が完了する
あらかじめ記録項目をテンプレート化しておけば、担当者はスマートフォンやタブレットでチェックと数値入力を行うだけで、その場で記録が完了します。さらに、必要に応じて庫内の温度計や清掃状況を写真で残せば、記録の客観性も高まるでしょう。
記録をいつでも検索・確認できる
デジタル化の大きな利点は、記録がクラウド上に蓄積され、いつでも検索・確認できるようになることです。紙のように保管場所に困ることがなく、過去の記録もすぐに呼び出せます。複数店舗を展開している場合も、本部が各店舗の記録状況をまとめて把握できるようになるため、記入漏れの早期発見にもつながります。
なお、多店舗のチェーンや、店舗ごとに衛生管理の内容が細かく異なる場合、あるいは記録データを他の管理業務と連携させたい場合には、カスタマイズ版の「RaccoonPro」のように業務フローに合わせて設計できるサービスを活用するのがおすすめです。多くの衛生管理記録は標準的なテンプレートで対応できますが、複雑な運用が必要な場合はフルカスタムの仕組みが力を発揮します。
導入事例：写真報告アプリの導入で記入漏れを大幅削減
ある食品スーパーを複数店舗展開する企業では、各店舗の衛生管理記録を紙の記録簿でつけていました。しかし、店舗によって記入の徹底度合いにばらつきがあり、記入漏れが発覚するのは月末の本部確認のタイミングで、遡って状況を確認する手間が生じていたといいます。紙の記録簿の保管スペースも年々増えていました。
そこで記録項目をテンプレート化した写真報告アプリ「Raccoon」を導入し、各店舗のスタッフがタブレットで日々記録する運用に切り替えました。その結果、本部は各店舗の記録状況をリアルタイムで確認できるようになり、記入漏れはその日のうちに気づいて対応できるようになりました。加えて、紙の保管が不要になり、過去の記録の検索も即座に行えるようになっています。担当者は「本部での月末の確認作業が大幅に減り、店舗への指導もしやすくなった」と話しています。
このように、衛生管理記録簿は作り方とあわせて記録方法を見直すことで、日々の負担を減らしながら管理の質を保つことができます。まずは自店に必要な記録項目を整理するところから始めてみてはいかがでしょうか。
衛生管理記録簿の作成・管理には写真報告アプリRaccoonがおすすめ！
衛生管理記録簿（HACCP記録表）は、温度確認や洗浄消毒、重要管理のポイントの確認結果などの項目を揃え、手引書や公開様式を土台にテンプレート化することで作成できます。紙やExcelでも作れますが、記入漏れの発見しにくさや保管・集約の手間といった課題があります。なお、記録の要件は業種や食品によって異なるため、整備の際は厚生労働省の最新情報や業種別手引書、管轄の保健所を必ずご確認ください。
日々の衛生管理記録を効率化し、複数店舗の記録もまとめて管理するなら、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」の活用がおすすめです。Raccoonは無料トライアルも可能なので、ぜひ一度お試しください。
