ビル管理や清掃、設備点検などの業務では、自治体や行政機関へ提出する報告書を作成する場面が数多くあります。指定管理者として公共施設を管理する場合の業務報告、補助金や委託事業に関わる実績報告、法定点検の結果報告など、行政向けの報告書は多岐にわたります。
これらの行政向け報告書は、提出先や制度ごとに様式が細かく定められていることが多く、作成に手間がかかります。「同じ現場の作業なのに、提出先ごとに違う様式で報告書を作り直している」「写真の貼り付けや書式の調整に時間を取られる」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、行政向けの報告書作成業務を担うビル管理会社・清掃会社・設備点検業者の担当者に向けて、行政向け報告書作成の課題と、写真報告アプリを活用して提出先ごとに異なる帳票を効率的に作り分ける方法を解説します。報告書作成の負担にお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。
行政向け報告書の作成が煩雑になる3つの理由
行政向けの報告書作成は、民間取引先への報告とはまた違った難しさがあります。なぜ煩雑になりがちなのか、その理由を整理してみましょう。
- 提出先ごとに様式が指定されている
- 写真やエビデンスの添付が求められる
- 同じ作業内容を複数の様式で報告する必要がある
これらの理由について、それぞれ詳しく見ていきましょう。
提出先ごとに様式が指定されている
ひとつ目は、提出先ごとに様式が指定されていることです。自治体や行政機関では、報告書の様式が制度ごとに細かく定められているケースが多くあります。指定された項目を、指定された順序とフォーマットで記載しなければならず、自由なレイアウトで作成できる民間向け報告書とは勝手が異なります。
写真やエビデンスの添付が求められる
ふたつ目は、写真やエビデンスの添付が求められることです。行政向けの報告書では、作業や点検が確実に実施されたことを証明するため、現場写真の添付を求められることが少なくありません。撮影した写真を所定の位置に貼り付け、説明を添える作業は、地味ながら手間のかかる工程です。
同じ作業内容を複数の様式で報告する必要がある
みっつ目は、同じ作業内容を複数の様式で報告する必要があることです。たとえば、ひとつの現場作業について、自治体への業務報告と社内の作業記録を別々の様式で作成する、といったケースです。元になる情報は同じなのに、提出先ごとに様式が違うため、何度も作り直すことになります。
写真報告アプリで報告書作成を効率化する考え方
行政向け報告書の作成負担を軽減する鍵は、「一度の現場記録から、複数の報告書を作り分ける」という考え方にあります。
従来は、現場での作業や点検が終わった後、提出先ごとに報告書をゼロから作成していました。しかし、報告書の元になる情報──いつ、どこで、誰が、何を行い、現場はどのような状態だったか──は、提出先が違っても共通しています。であれば、この共通する現場記録を一度デジタルで取得し、それを各様式に展開すればよいのです。
たとえば写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」のようなツールを使えば、現場でスマートフォンから作業内容と写真を記録し、その記録をもとに報告書を作成できます。写真にはGPSやタイムスタンプが自動で記録されるため、行政向けに求められる「いつ・どこで実施したか」のエビデンスも同時に確保できます。
関連記事：現場作業の「証明」には写真報告アプリがおすすめ！GPS（場所）と写真（作業記録）を自動連携する方法を紹介
関連記事：写真報告書にタイムスタンプ機能は必要？証拠能力を高める撮影日時記録の重要性を解説！
提出先ごとに帳票を作り分ける仕組みの作り方
提出先ごとに異なる帳票を効率的に作り分けるには、どのような仕組みを整えればよいのでしょうか。具体的に見ていきましょう。
- 現場記録の項目を標準化する
- 提出先ごとの様式をテンプレート化する
- 写真の再利用を可能にする
現場記録の項目を標準化する
まず、現場記録の項目を標準化することです。現場で記録する情報（作業日時、場所、作業者、作業内容、写真など）を、あらかじめ決められた項目に沿って入力するようにします。この標準化された記録があれば、後からどの様式にも展開しやすくなります。
提出先ごとの様式をテンプレート化する
次に、提出先ごとの様式をテンプレート化することです。行政向け、社内向けなど、提出先ごとの報告書様式をテンプレートとして用意しておきます。標準化された現場記録を、必要な項目だけ抽出して各テンプレートに流し込めば、提出先ごとの報告書を効率的に作成できます。
関連記事：現場報告書のフォーマットはどう統一する？報告書の形式を揃える方法を紹介
写真の再利用を可能にする
そして、写真の再利用を可能にすることです。一度撮影した現場写真を、複数の報告書で使い回せるようにしておけば、提出先ごとに写真を撮り直したり貼り直したりする手間がなくなります。
ただし、こうした「一度の現場記録から提出先別の帳票を自動で作り分ける」といった高度な仕組みは、標準的なアプリの機能だけでは実現が難しい場合があります。提出先ごとに様式が大きく異なる場合や、自動生成のロジックを細かく作り込みたい場合は、企業ごとの業務フローに合わせてフルカスタマイズできる「RaccoonPro」のようなサービスの活用が有効です。出力先ごとに異なる報告書を作り分ける独自の仕組みを構築できます。
公共施設管理会社が行政向け報告書を写真報告アプリで効率化した事例
ある公共施設の管理を請け負う会社では、自治体から委託を受けて、複数の公共施設の清掃・設備管理を行っていました。業務の一環として、自治体への定期的な業務報告書の作成が求められており、これが現場責任者の大きな負担となっていました。
同社の課題は、報告書作成の二度手間でした。現場のスタッフは作業後に手書きの日報を作成し、現場責任者がそれをもとに、自治体提出用の業務報告書と社内管理用の作業記録を別々に作成していました。さらに、自治体への報告には作業前後の写真添付が求められ、撮影した写真をパソコンに取り込んで報告書に貼り付ける作業にも時間がかかっていました。
そこで同社は、現場記録を写真報告アプリでデジタル化し、提出先ごとに報告書を作り分ける仕組みを構築しました。現場スタッフがスマホで作業内容と写真を記録すると、その記録をもとに自治体向け・社内向けの報告書を効率的に作成できるようにしたのです。
導入の効果は明確でした。提出先ごとに別々に作成していた報告書業務が一本化され、報告書1件あたりの作成時間は約60分から20分へと短縮されました。また、写真の添付作業が現場記録から自動的に引き継がれるようになり、写真の貼り付けや差し替えにかかっていた手間がほぼなくなりました。
同社の現場責任者は「同じ作業内容を何度も書き直す手間がなくなりました。現場で記録すれば、あとは提出先に合わせて整えるだけ。報告書作成のために事務所にこもる時間が大幅に減りました」と語っています。
このように、現場記録を起点に報告書を作り分ける仕組みを整えれば、行政向け報告書の作成負担を大きく軽減できます。
行政向け報告書の効率化には写真報告アプリRaccoonがおすすめ！
行政向けの報告書作成は、提出先ごとの様式指定、写真やエビデンスの添付、複数様式での重複報告といった理由から、煩雑になりがちです。この負担を軽減する鍵は、「一度の現場記録から複数の報告書を作り分ける」という考え方にあります。
写真報告アプリを活用し、現場記録の標準化、提出先ごとの様式のテンプレート化、写真の再利用を実現すれば、提出先が違っても効率的に報告書を作成できます。現場で記録すれば、あとは各様式に展開するだけ、という流れを作れるのです。
写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」なら、現場で写真付きの記録をスマホから取得できます。提出先ごとに異なる帳票を自動で作り分ける独自の仕組みを構築したい場合は、フルカスタマイズ対応の「RaccoonPro」もご検討ください。Raccoonは無料トライアルも可能なので、ぜひ一度お試しください。
