ビル管理会社にとって、定期点検のスケジュール管理は最も重要な業務のひとつです。消防設備点検は年2回、建築設備定期検査は年1回、エレベーター点検は月1回といったように、管理物件が増えるほど、種類の異なる法定点検のスケジュールを管理する必要に追われます。
このような複雑なスケジュールを、Excelや紙のカレンダーで管理し続けることには限界があるでしょう。そこで検討したいのが、デジタルツールを活用した点検漏れ防止の仕組みづくりです。
この記事では、一般的なツールを使う方法はもちろん、カスタムアプリでスケジュールを一元管理する方法も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
Excel・紙ベースのスケジュール管理が限界を迎える3つの理由
多くのビル管理会社では、定期点検のスケジュールをExcelの管理表や紙のカレンダーで管理しています。しかし、この方法には以下のような限界があります。
- 管理物件が増えると一覧性が失われ、確認漏れが発生しやすい
- 担当者の異動・退職時にスケジュール情報の引き継ぎが困難
- 外注先に委託した点検の実施状況をリアルタイムで把握できない
それぞれ詳しく見ていきましょう。
管理の複雑化すると確認漏れが発生しやすい
1つ目は、物件数の増加に伴う管理の複雑化です。10物件程度であればExcelでも管理できますが、20〜30物件以上になると、消防設備・建築設備・エレベーター・電気設備など物件ごとに異なる点検項目と実施時期の組み合わせが爆発的に増え、一覧表だけでは見落としが生じます。
なお、点検スケジュールのみならず、点検記録の保管期間も設備によって異なるため、実際の管理業務はさらに複雑です。
関連記事：設備点検記録の保管期間は？法定点検ごとの保管ルールと記録管理のコツを解説！
担当者の異動・退職時の引継ぎが難しい
2つ目は、属人化のリスクです。スケジュール管理が特定の担当者に依存している場合、その担当者が不在になると誰もスケジュールを把握できなくなります。Excelファイルの保存場所がわからない、最新版がどれかわからないといったトラブルは、中小企業では日常的に発生しています。
外注先の管理が難しい
3つ目は、外注先の管理が困難であることです。消防設備点検やエレベーター点検を専門業者に委託している場合、「依頼は出したが、実際に実施されたかどうか」を確認する仕組みがExcel管理では不十分です。報告書が届くまで実施状況がわからない状態では、期限切れに気づくのが遅れます。
関連記事：ビル管理の外注報告書がバラバラ？協力会社との情報共有を一元化するDX方法を紹介！
点検漏れを防ぐスケジュール管理の3つのポイント
点検スケジュールの管理を改善するために、押さえておくべきポイントは以下の3つです。
- スケジュールをクラウド上で一元管理する
- スケジュールと報告書をセットで管理する
- 月次でスケジュールと報告書を突合する
それぞれのポイントについて、詳しく解説します。
スケジュールをクラウド上で一元管理する
1つ目は、スケジュールをクラウド上で一元管理することです。 Googleカレンダーやクラウド型のタスク管理ツールを活用し、全物件の点検スケジュールを1つのプラットフォームに集約します。担当者が誰でもアクセスできる状態にしておけば、属人化を防げます。繰り返し予定の設定で、毎年・毎月の定期点検を自動で表示させることも可能です。
スケジュールと報告書をセットで管理する
2つ目は、点検スケジュールと報告書をセットで管理することです。 スケジュールを立てるだけでなく、「点検が実施されたかどうか」を報告書の有無で確認できる仕組みが理想です。クラウド型の写真報告アプリで報告書を一元管理していれば、「スケジュール上は点検日だが、報告書が上がっていない」という不整合を早期に発見できます。
月次でスケジュールと報告書を突合する
3つ目は、月次でスケジュールと報告書を突合するチェック日を設けることです。 どれだけ仕組みを整えても、定期的な確認を怠れば漏れは生じます。毎月1回、管理者がスケジュールと報告書の一覧を照合する「棚卸し」を業務フローに組み込むことが、最も確実な点検漏れ防止策です。
写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」は、クラウド上で報告書を一元管理できるため、Googleカレンダーなどのスケジュール管理ツールと組み合わせることで、点検スケジュールと報告書の突合チェックをスムーズに行えます。
カスタムアプリで実現するスケジュール一元管理
管理物件数が多い場合や、外注先のスケジュール管理まで含めた統合的な仕組みが必要な場合は、カスタムアプリでの一元管理が有効です。
カスタムアプリであれば、物件マスターに法定点検の種類と実施頻度を登録しておくことで、年間の点検スケジュールが自動生成される仕組みを構築できます。さらに、外注先への依頼管理、報告書の受領確認、期限超過アラートなどを一連のワークフローとして統合すれば、スケジュール管理から報告書管理までを1つのシステムで完結できます。
「RaccoonPro」は、こうした業務フロー全体のカスタム開発に対応しています。物件管理、スケジュール管理、外注委託管理、報告書管理を一元化する業務基盤の構築が可能です。
関連記事：写真報告アプリに点検漏れアラート機能は必要？通知で現場ミスを防ぐ仕組みを解説！
クラウド管理の導入で点検漏れを解消したビル管理会社の事例
ある中小のビル管理会社では、商業ビル・オフィスビル・マンションあわせて30物件を3名の管理者で担当していました。法定点検だけで年間180件以上のスケジュールを管理する必要がありましたが、Excelの管理表がファイルごとに分散しており、年間2〜4件の点検漏れが発生していました。
同社では、まずGoogleカレンダーで全物件の点検スケジュールを一元化し、繰り返し予定とリマインダーを設定。同時にクラウド型の写真報告アプリを導入し、報告書の提出状況を一覧で確認できるようにしました。毎月第1月曜日に管理者3名でスケジュールと報告書一覧の突合チェックを行う運用を定めました。
その結果、導入後18ヶ月間で点検漏れはゼロを達成。管理者からは「Excelの時代は各自がバラバラにファイルを持っていて、全体像が見えなかった。クラウドに集約したことで、誰が見てもスケジュールの状況がわかるようになった」という声が上がっています。月次チェックにかかる時間は3名で合計約30分と、大きな業務負担にはなっていません。
このように、高額な統合システムを導入しなくても、クラウドツールの組み合わせと簡単な運用ルールで、点検スケジュール管理は大幅に改善できるのです。
定期点検のスケジュール管理改善には写真報告アプリ「Raccoon」がおすすめ！
本記事では、定期点検のスケジュール管理の課題と、点検漏れを防ぐ仕組みづくりについて解説しました。
ポイントは、①スケジュールのクラウド一元化、②報告書とのセット管理、③月次の突合チェックの3つです。この3つを実践するだけで、Excel管理の限界を超え、点検漏れを大幅に削減できます。
写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」 は、クラウドでの報告書一元管理により、スケジュール管理ツールとの連携運用をサポートします。
Raccoonは無料トライアルも可能なので、ぜひ一度お試しください。
