「先月の定期点検、まだ報告書が上がっていない物件がある」管理者がそう気づいたときには、点検自体が未実施のまま期限を過ぎていた、というケースは珍しくありません。
こうした背景から、「写真報告アプリにアラート（通知）機能があれば、点検漏れを防げるのではないか」と考える管理者の方も多いでしょう。しかし、そもそも一般的な写真報告アプリに、アラート機能は付いているのでしょうか。また、アラート機能を使わずに、点検漏れを防ぐ機能があれば、それを使うに越したことはありません。
そこで本記事では、標準的な写真報告アプリで点検漏れを防ぐ方法について解説します。カスタムアプリによる解決策も紹介するので、現場の点検漏れミスを防ぐ仕組みを構築したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
点検漏れが発生する3つの原因
そもそも、なぜ点検漏れは起きるのでしょうか。アラート機能の必要性を判断するために、まずは原因を整理してみましょう。
- 点検スケジュールが担当者個人の記憶やExcel管理に依存している
- 複数物件を少人数で管理しており、物件ごとの期限を把握しきれない
- 外注先に委託した点検の実施状況を確認する仕組みがない
1つ目は、スケジュール管理の属人化です。法定点検の実施時期や定期巡回のサイクルを、担当者個人のカレンダーやExcelで管理している場合、担当者が休んだり退職したりすると、スケジュール自体が引き継がれないリスクがあります。
2つ目は、管理物件数に対する人員の不足です。1人で10〜20物件を担当している管理者にとって、各物件の消防設備点検、建築設備点検、エレベーター点検など、種類の異なる点検のスケジュールをすべて把握することは容易ではありません。
3つ目は、外注先の管理不足です。清掃や設備点検を協力会社に委託している場合、委託先が実際に点検を実施したかどうかを管理会社側で確認する仕組みがなければ、報告書が上がってこないまま放置される状況が生まれます。
点検漏れを防ぐためには、写真報告アプリを使うか否かに関わらず、これらの原因へアプローチする必要があるということです。
標準的な写真報告アプリにアラート機能はない
写真報告アプリに点検漏れアラート機能を期待する方は多いですが、一般的な写真報告アプリには、自動アラートやリマインダー機能は搭載されていないケースがほとんどです。
写真報告アプリの基本機能は、「写真撮影→テンプレートに沿った報告書作成→クラウドへの保存・共有」です。これは「報告書を作る」ためのツールであり、「いつ点検すべきか」を管理するスケジュール機能とは設計思想が異なります。
つまり、写真報告アプリに対して「点検スケジュールの管理」と「アラート通知」まで求めるのは、ツールの役割を超えた要求であることが多いのです。この点を理解したうえで、自社に本当に必要な機能は何かを見極めることが重要です。
アラート機能がなくても点検漏れを防ぐ3つの運用術
写真報告アプリにアラート機能が標準搭載されていなくても、運用の工夫で点検漏れは十分に防止できます。とくに重要なポイントは、次の3点です。
- 報告書一覧で「未提出」を可視化する
- Googleカレンダーなど既存ツールと併用する
- 外注先の報告期限を明確化する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
関連記事：定期点検のスケジュール管理はどうする？点検漏れを防ぐ仕組みづくりを解説！
報告書一覧で「未提出」を可視化する
1つ目は、クラウド上の報告書一覧で「未提出」を可視化する方法です。 写真報告アプリで報告書をクラウド管理していれば、提出済みの報告書が一覧で確認できます。
そのため、月次で「今月の報告書一覧」を確認し、未提出の物件がないかをチェックするだけで、報告書の出し忘れを発見できるのです。
点検漏れを防ぐためには、まずは「月次チェック」を管理者の定例業務に組み込んでみてください。この方法なら、写真報告アプリをカスタマイズすることなく、すぐに試せます。
なお、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」のクラウド管理機能を活用すれば、報告書の提出状況を一覧で把握でき、未提出案件を簡単に発見できるようになります。
Googleカレンダーなど既存ツールと併用する
2つ目は、Googleカレンダーなど既存ツールとの併用です。 点検スケジュール自体は、Googleカレンダーの繰り返し予定やリマインダー機能で管理し、点検実施後の報告書作成を写真報告アプリで行う、という役割分担が現実的です。すべてを1つのアプリで完結させる必要はなく、それぞれのツールの得意分野を活かす運用が効率的です。
外注先の報告期限を明確化する
3つ目は、外注先への報告期限の明確化と定例確認です。 外注委託の場合は、業務委託契約に報告書の提出期限を明記し、月1回の定例報告会で未提出案件がないかを確認する仕組みを作りましょう。
関連記事：ビル管理の外注報告書がバラバラ？協力会社との情報共有を一元化するDX方法を紹介！
カスタム写真報告アプリで実現できるアラート・リマインダー機能
「運用の工夫だけでは限界がある」「管理物件数が多く、どうしても自動通知が必要」という方もいるかもしれません。
そのような場合は、古カスタマイズの写真報告アプリでアラート機能を実装するのも選択肢の一つです。
カスタムアプリであれば、たとえば以下のようなアラート機能を業務フローに組み込めます。
- 法定点検の期限1ヶ月前・1週間前に管理者と担当者へ自動メール通知
- 報告書が期限内に提出されなかった場合の自動エスカレーション通知
- 外注先の報告書未提出を検知し、管理者ダッシュボードに警告表示
こうした機能は、写真報告アプリ単体ではなく、スケジュール管理・外注管理・報告書管理を統合した業務基盤として設計する必要があります。「RaccoonPro」は、こうした業務フロー全体のカスタム開発に対応しておりますので、リマインダーなど独自機能に興味のある方は、お気軽にご相談ください
運用ルールの整備で点検漏れをゼロにしたビル管理会社の事例
ある中小のビル管理会社では、商業ビルとマンションあわせて25物件の設備点検を管理していました。消防設備点検、建築設備点検、エレベーター点検など年間の法定点検だけで100件以上にのぼり、Excelの管理表では漏れが年間3〜5件発生していました。
同社では、高額なアラート機能付きの統合管理システムの導入を見送り、代わりに以下の3つの運用改善を行いました。
- 写真報告アプリ「Raccoon」を導入してクラウド上で報告書を一元管理
- Googleカレンダーで点検スケジュールのリマインダーを設定
- 毎月第1営業日に管理者が報告書一覧と点検スケジュールを突合
その結果、導入後12ヶ月間で点検漏れの発生件数はゼロを達成しました。管理者は「特別なシステムがなくても、クラウドで報告書が見えるようになったことで、漏れに気づく仕組みができた。月1回の突合チェックも15分程度で終わる」と話しています。
このように、アラート機能がなくても、クラウド型の写真報告アプリによって、点検案件を「見える化」し、簡単な運用ルールと組み合わせることで、十分に点検漏れを防止できるのです。
点検漏れ防止の仕組みづくりには写真報告アプリ「Raccoon」がおすすめ！
本記事では、写真報告アプリの点検漏れアラート機能について、標準アプリの対応状況と、運用の工夫による代替方法を解説しました。
標準的な写真報告アプリにアラート機能は搭載されていないことが多いですが、クラウドでの報告書一元管理と簡単な運用ルールの整備で、点検漏れは十分に防止可能です。 高額なシステム導入の前に、まずはシンプルなクラウドツールの活用から始めてみてはいかがでしょうか。
写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」 は、クラウド上での報告書一元管理により、提出状況の可視化をサポートします。
Raccoonは無料トライアルも可能なので、ぜひ一度お試しください。
また、アラート機能以外にも写真報告アプリに組み込みたい機能があるという場合には、フルカスタマイズでの開発も選択肢の一つです。「RaccoonPro」なら各企業の業務フローにあわせて、独自の写真報告アプリを構築することにも対応しておりますので、ご興味のある方はお気軽にご相談ください。
