オフィスビルや商業施設、マンションの共用部などで行われる定期清掃では、作業を終えるたびに管理会社やオーナーへ報告書を提出するのが一般的です。しかし、決まった様式が社内になく、担当者ごとにバラバラの形式で報告している、という清掃会社は意外と多いのではないでしょうか。報告書のテンプレートを整備しておくことは、作業品質の証明だけでなく、契約の継続や新規受注にもつながる大切な取り組みです。
本記事では、定期清掃の報告書に盛り込むべき項目例から、Excelを使った具体的な作成手順、さらにテンプレート運用で見えてくる課題とその解決策までを、清掃業の現場責任者・管理者に向けてわかりやすく解説します。自社の報告書フォーマットを見直すきっかけにしてみてください。
定期清掃の報告書に記載すべき項目例
定期清掃の報告書は、発注者が「契約どおりの清掃が適切に行われたか」を確認するための書類です。そのため、作業の実施内容と結果が客観的に伝わる項目を揃えておく必要があります。
一般的に記載すべき項目は、次のとおりです。、
- 作業実施日と時間帯
- 対象物件名と清掃箇所
- 担当した作業員の氏名
- 実施した清掃メニュー（床面洗浄・ワックスがけ・ガラス清掃など）
- 使用した洗剤や資機材
- 作業前後の写真
- 気づいた点や次回への申し送り事項
これらを1枚にまとめることで、発注者は現場に立ち会わなくても作業の全体像を把握できます。
特に定期清掃では、通常清掃では手が回らない箇所を集中的に作業するケースが多いため、どこをどのように清掃し、どう変化したかを写真で示すことが、報告書の価値を大きく左右します。たとえばビフォーアフターの写真を並べると、作業の成果が一目で伝わるため、発注者の満足度と信頼につながるでしょう。
Excelで定期清掃報告書テンプレートを作る手順
定期清掃の報告書テンプレートは、多くの清掃会社がExcelで作成しています。追加のソフトを購入する必要がなく、既存のパソコンですぐに始められるためです。もし、ひとまず社内で報告書テンプレートを作成してみたいという場合は、次の手順を参考にしてみてください。
- シートの上部に物件名・作業日・担当者などの基本情報欄を設ける
- 実施した清掃メニューをチェックできる一覧表を配置する（作業内容を漏れなく記録できるようにする）
- 作業前後の写真を貼り付けるスペースとコメント欄をセットで用意する
- 罫線や見出しの色を整え、自社のロゴを入れる
これで、体裁の整ったテンプレートの完成です。一度作ってしまえば、次回以降はコピーして日付や内容を書き換えるだけで使えます。
こうしたテンプレートをきちんと整備しておくことは、報告書の品質を安定させるうえで欠かせません。フォーマットが統一されていれば、どの担当者が作成しても同じ水準の報告書が仕上がり、会社としての信頼性が高まります。
なお、すでにExcelで報告書テンプレートを作成してみたものの、フォーマットの統一に課題を感じている場合は、揃え方の考え方を整理した記事も参考になります。
関連記事：現場報告書のフォーマットはどう統一する？報告書の形式を揃える方法を紹介
Excelテンプレートの限界と現場で起きがちな問題
便利なExcelテンプレートですが、実際に現場で運用してみると次のような問題が起きがちです。
- 現場で撮った写真の貼り付け作業に時間がかかる
- 事務所に戻らないと報告書を完成できない
- 複数現場を回る日は報告書作成が後回しになる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
現場で撮った写真の貼り付け作業に時間がかかる
まず、写真の貼り付け作業の負担です。定期清掃は撮影枚数が多くなりがちで、スマートフォンからパソコンへ写真を移し、1枚ずつサイズを調整して貼り付ける作業は、報告書1件あたり相当な時間を要します。
事務所に戻らないと報告書を完成できない
次に、報告書作成の場所が事務所に限られる点です。Excelでの作成はパソコン作業が前提となるため、現場では完結できません。作業員が事務所に戻ってから作成することになり、報告が翌日以降にずれ込むこともあります。
複数現場を回る日は報告書作成が後回しになる
そして、複数の物件を1日で回る繁忙期には、報告書作成が後回しになりやすく、まとめて作業することで記憶が曖昧になったり、提出が滞ったりするリスクも高まります。
アプリを使えば現場で報告書が完結する
上述したExcelテンプレートの課題を解消する手段として、最近は写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」のような、現場で報告を完結できるツールの活用が広がっています。
写真報告アプリを使った定期清掃報告書の作成では、「現場での撮影」と「報告書作成」が、一つの流れでつながります。作業員はスマートフォンで清掃箇所を撮影し、あらかじめ設定されたテンプレートに沿ってコメントを入力するだけで、その場で報告書が仕上がります。スマートフォンで撮影した写真が、そのまま報告書に反映されるため、Excelでの貼り付け作業から解放されるということです。
関連記事：写真付き報告書アプリとは？”写真付き”に特化するアプリと、他の報告クラウドの違いを紹介！
事務所に戻る必要がないため、報告のスピードが格段に上がりますし、作業完了後すぐに発注者へ報告できれば、「対応が早い」という評価につながり、契約継続にも好影響があるでしょう。また、テンプレートが固定されているため、清掃メニューの記載漏れや撮影忘れも防ぎやすくなります。
なお、自社が請け負う清掃業務が多岐にわたり、物件ごとに報告様式を細かく作り分けたい場合や、元請けから受けた仕事をさらに協力会社へ委託しているような場合には、カスタマイズ版の「RaccoonPro」のように業務フローに合わせて設計できるサービスも選択肢になります。多くの定期清掃業務は標準的なテンプレートで対応できますが、複雑な委託構造がある場合はフルカスタムの仕組みが有効です。
導入事例：写真報告アプリの導入でクレームが減少
ある清掃会社では、商業施設の定期清掃を複数物件で請け負っていました。作業員が現場で撮影した写真を事務所のパソコンに取り込み、Excelテンプレートに貼り付けて報告書を作成していたため、報告書の提出は作業の翌日以降になることが常態化していました。発注者からは「作業結果の確認に時間がかかる」という指摘を受けることもあったといいます。
そこで写真報告アプリ「Raccoon」を導入し、現場で報告書を完成させる運用に切り替えたところ、報告書の提出は作業当日中に完了できるようになり、提出遅れに関するクレームはほぼゼロになりました。現場責任者は「その場で写真とコメントを入れて送信できるので、事務所での作業がなくなった。作業員の残業も減った」と話しています。
このように、報告書のテンプレートを整えたうえで作成方法まで見直せば、品質とスピードの両立が可能になります。まずは記載項目の整理から着手してみてはいかがでしょうか。
定期清掃の報告書作成には写真報告アプリRaccoonがおすすめ！
定期清掃の報告書テンプレートは、作業日や清掃メニュー、ビフォーアフター写真などの項目を揃え、Excelで整備するところから始められます。ただし、写真の貼り付けの手間や事務所での作業が前提になる点など、Excelには運用上の限界もあります。
現場での撮影から報告書完成までをその場で完結させ、テンプレートで品質を統一するなら、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」がおすすめです。Raccoonは無料トライアルも可能なので、報告書作成の効率化を検討されている方は、ぜひ一度お試しください。
