食品衛生法の改正により、2021年6月からHACCPに沿った衛生管理が完全義務化され、すべての食品等事業者に衛生管理計画の策定と記録の保管が求められるようになりました。この義務化から数年が経過し、日々の温度管理記録や衛生点検記録が膨大な量に積み上がっている施設も多いのではないでしょうか。
実はHACCPの記録は、写真報告アプリを活用することで、適切かつ簡単に保存できます。本記事では、食品工場・給食施設・飲食チェーンの品質管理担当者に向けて、HACCP記録の保管期間の考え方を整理し、紙記録の課題と写真報告アプリによるデジタル化の方法を解説します。
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HACCP記録の保管期間に関する基本ルール
HACCP関連の記録文書が溜まってきたけど、いったいどのくらい保管すればいいのか疑問に感じている方もいるでしょう。実は、HACCP制度そのものには、記録の保管期間について明確な規定がありません。これは意外に思われるかもしれませんが、保管期間は食品の種類や流通実態に応じて、各事業者が自主的に設定する仕組みになっています。
ただし、参考となる指針はいくつかあります。厚生労働省の「大量調理施設衛生管理マニュアル」では、原材料の受入記録や衛生管理の点検記録について「1年間」の保管を求めています。また、食品衛生法に基づく記録の保存期間は、取り扱う食品の消費期限・賞味期限に応じて「合理的な期間」を設定するのが基本とされています。
実務上の目安としては、日常の温度管理記録や原材料受入記録は1年程度、クレーム対応や従業員教育の記録は2〜5年程度の保管が推奨されています。一般的には「賞味期限の2倍」を目安として設定している施設が多いようです。賞味期限が短い食品（数日〜1週間程度）の場合は、最低1年間の保管を設定するのが一般的です。
HACCP記録を紙で管理する際の3つの課題
さて、HACCP記録の管理方法はさまざまですが、とくに多いのは、やはり「紙」を保管する方法です。
そしてHACCP記録を紙で運用している施設では、以下のような課題が共通して見られます。
- 記録書類が膨大な量になり保管スペースを圧迫する
- 保健所の監査で求められた記録をすぐに提示できない
- 記録の改ざん防止や信頼性の担保が難しい
それぞれ詳しく見ていきましょう。
保管スペースが足りない
まず保管スペースの問題です。HACCPでは温度管理、原材料受入、清掃・消毒、従業員の健康管理など、複数の項目について毎日記録を取る必要があります。これを紙で運用すると、1年で数百枚から千枚以上の記録用紙が積み上がります。複数店舗を展開するチェーン企業や給食施設では、本部に集約される書類の量が膨大になり、保管棚の確保が深刻な課題となっています。
記録をすぐに提示できない
次に検索性の問題です。保健所の食品衛生監視員から「○月○日の冷蔵庫の温度記録を確認したい」と言われた際、紙のファイルから該当日の記録を探す作業には時間がかかります。記録がファイリングされていなかったり、担当者によって保管場所が異なったりする場合、さらに時間を要します。
信頼性の担保が難しい
信頼性の問題も重要です。HACCPの記録では、鉛筆での記入は改ざんが容易なため推奨されていません。ボールペンでの記入が基本ですが、訂正ルール（二重線と訂正者の署名・日付）が徹底されていない施設も少なくありません。
HACCP記録を写真報告アプリでデジタル化するメリット
紙でHACCP記録を保管する方法には、さまざまな問題がありますが、写真報告アプリでデジタル化すれば、すべての課題を根本的に解決できます。
たとえば写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」のようなクラウドサービスを活用すれば、日々の衛生管理記録をスマホで撮影・記録し、クラウド上で安全に保管することが可能です。
保管スペースの削減は、最もわかりやすいメリットでしょう。クラウド上にデータが保存されるため、物理的な保管スペースは不要になります。記録の量が増えてもストレージの追加で対応できるため、保管棚の心配をする必要がなくなります。なお、記録量が増えるとランニングコストが高くなるサービスも存在しますが、Raccoonでは写真が何枚たまってもコストは変わりません。
検索性の向上も大きなメリットです。日付・店舗・記録項目などの条件で瞬時に該当の記録を呼び出すことができ、保健所の監査にも即座に対応できます。記録の提示がスムーズであること自体が、適切な管理を行っている証明にもなります。
記録の信頼性向上という点では、デジタル記録はタイムスタンプが自動的に付与されるため、いつ誰が記録したかが明確になります。写真報告アプリを活用すれば、厨房の清掃状態や食材の受入状況を写真で記録し、GPS情報やタイムスタンプとともに保存できるため、エビデンスとしての信頼性が格段に高まります。
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HACCP記録のデジタル化に成功した給食施設の事例
ある病院内給食施設（従業員18名）では、HACCPの義務化以降、毎日の温度管理記録・清掃記録・食材受入記録を紙で運用していました。記録用紙は月間で約200枚、年間では2,400枚以上に達し、保管場所の確保に苦慮していました。また、保健所の監査で過去の記録を求められた際、該当の書類を探すのに20分以上かかることもありました。
そこで、写真報告アプリ「Raccoon」を導入し、スマホで記録を撮影・入力する運用に切り替えました。冷蔵庫の温度計の写真を撮影すると同時にタイムスタンプが記録され、清掃状況の写真もテンプレートに沿って撮影するだけで報告書が自動生成されます。
導入の結果、紙の記録用紙は完全に不要となり、年間2,400枚以上の用紙コストと保管スペースが削減されました。保健所の監査対応も、記録の検索時間が平均20分から1分以内に短縮され、監視員からも「記録管理が非常にしっかりしている」と評価されました。「写真付きの記録は説得力があり、スタッフの衛生意識も向上した」と施設長からも好評を得ています。
このように、HACCP記録のデジタル化は業務効率の改善だけでなく、衛生管理の品質向上にもつながる取り組みです。
HACCP記録のデジタル化には写真報告アプリRaccoonがおすすめ！
HACCP記録の保管期間は明確な法定期間が定められていないものの、実務上は1年以上の保管が推奨されており、記録が年々蓄積していくことは避けられません。紙での管理は保管スペースや検索性、信頼性の面で多くの課題を抱えており、デジタル化による改善効果は非常に大きいと言えます。
写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」は、衛生管理の現場で写真撮影から記録作成・クラウド保管までをスマホだけで完結できるサービスです。タイムスタンプとGPSの自動記録により、HACCP記録のエビデンスとしても活用できます。
また、複数施設の記録を本部で一元管理するなど独自のフローが必要な場合は、「RaccoonPro」でフルカスタムの管理アプリを開発することも可能です。
Raccoonは無料トライアルも可能なので、ぜひ一度お試しください。