ビル管理業界は今、大きな転換期を迎えています。高度経済成長期に建てられたビルの多くが修繕や建て替えの時期を迎え、メンテナンス需要は堅調に推移しています。市場規模は4兆円前後と言われ、今後も安定した需要が見込まれる業界です。
こうした需要拡大を背景に、管理物件数を増やし多拠点展開を進めるビル管理会社も増えています。しかし、拠点数や管理物件が増えるほど、現場の業務品質を一定に保つことが難しくなるという課題に直面する企業は少なくありません。
「A拠点の報告書はExcelで写真3枚、B拠点は6枚でフォーマットも違う」「新しい拠点を開設するたびに、業務の進め方を一から教えなければならない」「本社から現場の状況がリアルタイムで把握できず、問題発覚が遅れる」
このような悩みを抱えている経営者・管理者の方は多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビル管理会社の多店舗展開を支えるデジタル化について紹介します。デジタルツールを活用して業務を標準化・効率化したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
なぜビル管理会社の多拠点展開では業務標準化が重要なのか
なぜビル管理会社の多拠点展開では、業務標準化が重要なのでしょうか。その理由としては、次のような点が挙げられます。
- 拠点ごとのサービス品質を均一にするため
- 事業拡大のボトルネックを防ぐため
- 本社からの状況把握を容易にするため
それぞれ詳しく見ていきましょう。
拠点ごとのサービス品質を均一にするため
拠点が増えると、各現場の責任者や担当者がそれぞれ独自のやり方で業務を進めがちです。しかし報告書のフォーマット、写真の撮り方、点検項目のチェック方法など、細かな業務プロセスが統一されていないと、オーナーや取引先に提供するサービス品質にばらつきが生じます。
「この拠点では報告書が丁寧だが、別の拠点では写真が少なくて状況がわからない」といった差異は、企業全体としての信頼低下につながりかねません。ビル管理業において報告書の品質は、そのままオーナーからの評価に直結するためです。
このような低評価を避けるためには、すべての拠点で業務を標準化する必要があります。
事業拡大のボトルネックを防ぐため
ビルメンテナンス業界は、清掃管理、保安管理、衛生管理、設備管理など多くの業務内容を含む労働集約型産業です。業務の大部分を人間の労働力に頼る割合が多い産業であるがゆえに、属人化が進みやすい点も否めません。
しかしベテラン社員の経験やノウハウに依存した業務運営は、当面はうまく回っているように見えても、事業拡大の足かせになります。特定の人物が不在だと業務が回らない、新人の教育に膨大な時間がかかる、といった問題が顕在化するためです。
業務の属人化の問題を解消しなければ、新しい拠点を増やすたびに同じ苦労を繰り返すことになります。
しかし標準化された業務プロセスがあれば、「このマニュアル通りに進めてください」と伝えるだけで一定の品質を確保でき、拡大のスピードも上がります。
本社からの状況把握を容易にするため
拠点が増えると、本社から各現場の状況をリアルタイムで把握することが難しくなります。報告書が紙やExcelで作成され、それぞれの拠点のPCに保存されているだけでは、全社的な情報共有が進みません。
問題が発生しても発覚が遅れ、対応が後手に回るケースも出てきます。
多拠点を統括する立場からすれば、どの現場で何が起きているのかを迅速に把握できる仕組み、つまり業務の標準化が必要でしょう。
ビル管理会社が業務標準化を実現するためのポイント
多拠点展開を検討するビル管理会社が業務標準化を目指す場合、鍵となるのは「DX（デジタルトランスフォーメーション）」です。
次のような条件を満たすDXツールを導入すれば、短期間のうちに全社的に業務を標準化することも不可能ではありません。
- 報告書フォーマットの統一
- 撮影パターンの標準化
- データの一元管理
それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう。
報告書フォーマットの統一
業務標準化の第一歩は、報告書のフォーマットを全社で統一することです。しかし、Excelテンプレートを配布して「これを使ってください」と伝えるだけでは、時間とともにバラつきが発生してしまいます。自由度が高いツールでは、各自がカスタマイズを加えてしまうためです。
根本的な解決策は、クラウド型の報告書作成ツールを導入することです。あらかじめ設定されたフォーマットに沿って入力・撮影するしかない仕組みにすれば、担当者による差異は発生しません。作成された報告書はクラウド上に自動保存されるため、本社からも各拠点の報告内容をリアルタイムで確認できます。
たとえば写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」なら、スマートフォンで写真を撮影するだけで、統一フォーマットの報告書が自動生成されるよう設定できます。A4サイズで3枚・6枚・12枚といったレイアウト変更にも対応しており、オーナーの要望に合わせた出力も可能です。
関連記事：現場報告書のフォーマットはどう統一する？報告書の形式を揃える方法を紹介
撮影パターンの標準化
フォーマットだけでなく、「何をどの順番で撮影するか」という撮影パターンも標準化することで、報告書の内容自体の品質も揃えることができます。
たとえば、マンション巡回であれば「エントランス→郵便受け→掲示板→ゴミ置き場→駐輪場→屋上」といった撮影順序を定めておけば、どの拠点の誰が撮影しても同じ構成の報告書が出来上がります。撮り忘れの防止にもなり、新人教育の効率化にもつながります。
こうした撮影パターンを紙のマニュアルで管理すると、覚えてもらうまでに時間がかかり、結局は守られなくなることも多いでしょう。ツール上で撮影パターンを設定しておけば、画面の指示に従って撮影するだけで自然と標準化が実現します。
もちろん写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」なら、このような撮影パターンの設定も可能です。
データの一元管理
DXツールを選ぶ際は、業務データを一元管理できるかどうかも意識してみてください。
多拠点の情報をクラウド上で一元管理できれば、本社からの状況把握が容易になり、経営判断のスピードも向上するためです。
また、過去の報告書データが蓄積されれば、物件ごとの傾向分析や予防保全にも活用できます。「この物件は排水設備のトラブルが多い」「この時期はエアコン関連の問い合わせが増える」といった情報を可視化し、先手を打った対応が可能になるのです。
写真報告アプリ「Raccoon」はクラウド上にデータが一元保管されるため、経営判断にも役立ちます。
写真報告アプリの導入で多拠点展開を成功させたビル管理会社の事例
あるビル管理会社では、管理物件の増加に伴い、10拠点以上に事業を拡大していました。しかし、拠点ごとに報告書のフォーマットが異なり、本社での情報集約に多大な労力を要していました。オーナーからは「拠点によって報告書の質が違う」という指摘を受けることもあり、サービス品質の均一化が経営課題となっていました。
同社は写真付き報告書作成アプリを導入し、全拠点で統一したフォーマットと撮影パターンを適用しました。導入当初は現場から「これまでのやり方を変えたくない」という声もありましたが、実際に使い始めると、スマートフォンで撮影するだけで報告書が完成する手軽さが好評でした。
結果として、報告書作成にかかる時間は1件あたり約30分短縮され、全社で月間100時間以上の工数削減を実現しました。フォーマットが統一されたことでオーナーからの評価も向上し、新規受託の獲得にもつながっています。
本社からは全拠点の報告状況をリアルタイムで確認できるようになり、問題の早期発見・早期対応が可能になりました。「どの拠点でも同じ品質のサービスを提供できる体制が整った」と、同社の経営者は評価しています。
DXツールでビル管理業務の標準化を進める際の注意点
クラウドツールの導入にはさまざまなメリットもありますが、業務標準化を進める際にはいくつか注意点も存在します。
- 現場の声を聞いてから設計する
- 完璧を目指さず、まず始める
導入してから後悔しないためにも、この2点は意識してみてください。
現場の声を聞いてから設計する
業務標準化を進める際に陥りがちなのが、本社主導で一方的にルールを決め、現場に押し付けてしまうケースです。実際に報告書を作成するのは現場のスタッフです。使いにくいフォーマットやツールを強制されれば、定着せずに元のやり方に戻ってしまいます。
現場からは『これでは使いづらい』というようなお叱りをいただくこともありますし、現場の皆さんには慣れているやり方へのこだわりもあります。しかし、デジタル技術で仕事をより良くしていこうという思いが共有されていれば、前向きな協力を得られます。フォーマット設計の段階で現場の意見を取り入れ、実務に即した形式にすることが、定着への近道です。
完璧を目指さず、まず始める
「すべての業務で完璧なフォーマットを作ってから導入しよう」と考えていると、いつまでも着手できません。まずは主要な業務から着手し、運用しながら改善していく方が現実的です。
洗い出した課題の中から、期間・コストともに小さく効果が見えやすい領域を選定し、3〜6か月で検証するアプローチが有効です。小さな成功体験を積み重ねることで、社内の理解も得やすくなります。
自社の業務に合わせた柔軟なカスタマイズが必要な場合は、RaccoonProのようなカスタマイズ対応サービスを検討するのもよいでしょう。標準版をベースに、各企業の業務フローに合わせた帳票設計やチェック項目の追加が可能です。
ビル管理会社の多店舗展開には写真報告アプリの活用が不可欠！
ビル管理会社が多拠点展開を成功させるには、業務の標準化とDX推進が不可欠です。拠点が増えるほど、報告書フォーマットのバラつき、属人化、本社からの状況把握困難といった課題が深刻化するためです。
解決策としては、クラウド型の報告書作成ツールを導入し、フォーマットと撮影パターンを全社で統一することが効果的です。ツールによって「決められた形式でしか作成できない」仕組みにすれば、担当者による差異は発生せず、サービス品質の均一化が実現します。
多拠点展開を加速させたい経営者の方、業務標準化に課題を感じている管理者の方は、まずは小さな領域から標準化を始めてみてはいかがでしょうか。写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」は30日間無料でトライアル可能です。ぜひ一度お試しください。
