「うちは資本金が少ないから、下請法は関係ない」──そう考えている中小ビル管理会社の経営者や管理担当者の方は少なくないでしょう。しかし、2026年1月1日に施行される「取適法（中小受託取引適正化法）」では、その常識が覆ります。
改正法では、従来の資本金基準に加えて「従業員数基準」が新設されました。役務提供委託（清掃・点検・警備などのサービス委託）の場合、常時使用する従業員数が100人を超える企業は、資本金の額にかかわらず「委託事業者」として規制対象となります。
本記事では、新たに適用対象となる可能性がある中小ビル管理会社・清掃業者・設備点検業者に向けて、取適法の改正ポイントと求められる対応、そして今から始められる業務デジタル化の具体策について解説します。
中小ビル管理会社も従業員100人超なら取適法の規制対象
取適法（中小受託取引適正化法）とは、従来の「下請法（下請代金支払遅延等防止法）」が大幅に改正されたものです。
これまでの下請法では、「親事業者」と「下請事業者」の区分は資本金の額のみで判断されていました。たとえば、資本金1,000万円超の企業が資本金1,000万円以下の企業に役務提供を委託する場合に、下請法が適用されるという仕組みです。
しかし、取適法では、資本金のみならず、従業員数によっても規制対象か否かが判断されるようになります。
取適法における従業員数基準は、委託取引の種類によって異なりますが、ビル管理業務などの役務提供委託（清掃、点検、警備、メンテナンスなどのサービス委託）の場合は「常時使用する従業員数100人超」が基準です。
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ビル管理業界では、清掃業務や設備点検業務を外部の専門業者に委託するケースが一般的です。つまり自社の従業員数が100人を超えている場合、これらの委託取引が、取適法の規制対象となる可能性があります。
なお、「常時使用する従業員」の定義について、疑問を持つ方もいるでしょう。この基準には、正社員だけでなく、パートタイム労働者やアルバイトも含まれます。ただし、2か月以内の期間を定めて雇用される者など、一部の短期雇用者は除外される場合があります。
清掃業やビル管理業では、パート・アルバイトの比率が高い企業も多いため、「正社員は50人程度だが、パートを含めると120人」といったケースでは、規制対象となる可能性があります。自社の従業員数を正確に把握し、取適法の適用対象かどうかを確認することが重要です。
規制対象になると何が求められるのか
さて、中小ビル管理会社が取適法の規制対象になる場合、どのようなことが求められるのでしょうか。とくに注意が必要なのが、次の3つの規制項目です。
- 書面交付義務
- 取引記録の保存義務
- 価格協議への対応
それぞれ詳しく見ていきましょう。
書面交付義務
取適法では、委託事業者に対して「書面交付義務」が課されます。外部業者に清掃や点検業務を発注する際には、発注内容（作業場所、作業内容、納期など）、代金の額、支払期日、支払方法といった基本的な取引条件を明示する必要があります。これまで「電話一本で発注」「いつもの条件でお願い」といった曖昧な運用をしていた企業は、業務フローの見直しが必要です。
書面交付義務に違反した場合、担当者個人と法人の両方に罰金が科される可能性があります。「知らなかった」「今までこれでやってきた」という言い訳は通用しません。
取引記録の保存義務
書面交付義務と並んで重要なのが、「取引経過の記録・保存義務」です。委託事業者は、発注内容や支払状況、作業完了報告の受領日など、取引の経過を記録した書類を作成し、一定期間保存しなければなりません。
公正取引委員会による調査が入った場合、これらの記録を速やかに提出できる体制が求められます。過去の取引記録が見つからない、どこに保管されているかわからないという状況では、コンプライアンス上の重大な問題として指摘される可能性があります。
価格協議への対応
取適法では、「協議を適切に行わない代金額の決定の禁止」という新たな規定も設けられました。中小受託事業者（外注先）からコスト上昇を理由に価格改定の協議を求められた場合、委託事業者はこれに応じて誠実に協議しなければなりません。
協議に応じず一方的に従来の価格を据え置いたり、十分な説明なく価格を決定したりする行為は禁止されます。違反した場合は、公正取引委員会から是正勧告が出され、事業者名と違反内容が公表されるリスクがあります。
価格交渉の経緯を記録として残しておくことは、「きちんと協議を行った」という証拠になります。口頭でのやり取りだけでなく、交渉内容を記録に残す仕組みが必要です。
中小ビル管理会社が取適法に対応する際の課題
ここまで紹介した取適法の規制内容を見て、「今の業務フローではとても対応できない」と思った方もいるのではないでしょうか。
多くの中小ビル管理会社や清掃業者では、外注先への発注管理を紙やExcelで行っているのが実情です。発注書は手書きやWord文書で作成し、作業完了報告は紙の報告書を郵送やFAXで受け取り、支払管理はExcelで行うという流れが一般的でしょう。
しかし、こうしたアナログな管理方法では、取適法が求める記録保存義務に対応することが困難です。
まず、記録の検索性に問題があります。「3年前にA社に発注した清掃業務の単価はいくらだったか」「B社との価格交渉はいつ行ったか」といった情報を確認するために、紙のファイルやExcelシートを一つひとつ探す必要があり、膨大な時間がかかります。
次に、データの散逸リスクがあります。担当者の異動や退職により、「どこに何の記録があるかわからない」という状況に陥りやすくなります。紙の書類は紛失や劣化のリスクもあり、長期保存が求められる取引記録の管理方法としては不十分です。
さらに、業務効率の問題もあります。発注書の作成、報告書の受領確認、請求書との突き合わせといった作業を手作業で行っていると、管理担当者の負担が増大します。人手不足が深刻化する中、限られた人員で法改正対応と通常業務を両立させることは容易ではありません。
中小ビル管理会社の取適法対応にはクラウド型システムの活用がおすすめ
こうした課題を解決する手段として、クラウド型の業務管理システムが注目されています。クラウド化によって発注から作業報告、記録保存までの一連の流れをシステム上で一元管理することで、取適法対応と業務効率化を同時に実現できるためです。
具体的なメリットとしては、次のような例が挙げられます。
- 発注時の条件がシステム上に自動的に記録される
- 過去の取引履歴をすぐに呼び出せる
- 作業報告書も自動作成される
発注時の条件がシステム上に自動的に記録される
クラウド型システムを導入すると、発注時の条件がシステム上に自動的に記録されます。つまり取適法の「書面交付義務」「取引記録の保存義務」を、業務の中で自然とクリアできるのです。
また、発注書の作成、報告書の受領確認、請求書との突き合わせといった定型業務を自動化・省力化することもできます。実際、クラウドツールを導入したことで、月末の集計作業や報告書作成にかかる時間が半分以下になったという企業も少なくありません。削減できた時間は、現場管理の品質向上や新規顧客の開拓といった、より付加価値の高い業務に充てることができます。
過去の取引履歴をすぐに呼び出せる
クラウドツールを活用すれば、過去の取引履歴は検索機能で瞬時に呼び出せるため、公正取引委員会から調査が入った場合でも、必要な情報を迅速に抽出・提出できます。
発注時の条件、作業完了報告、価格交渉の経緯をすべてシステム上に自動的に残すことも可能なため、「記録が残っていない」という事態を防げるのです。
作業報告書も自動作成される
ビル管理・清掃業界に特化したクラウド型ツールである「RaccoonPro」をカスタマイズすれば、取適法に対応しつつ、作業報告書を自動作成することも可能です。
外注先の作業員が、スマートフォンから作業完了報告を送信すれば、その内容もシステム上に蓄積されます。「いつ」「誰が」「何を」「いくらで」発注し、なおかつ「いつ」作業が完了したのかが、すべて記録として残すことができるのです。
ビル管理会社が取適法対応のために「RaccoonPro」を導入した事例
東京都内に本社を置く設備点検会社H社は、ビルやマンションの電気設備・給排水設備の点検業務を手がける企業です。正社員45名、パート・アルバイト60名の計105名で事業を運営しており、取適法の従業員数基準に該当することが判明しました。
H社では、一部の点検業務を協力会社（外注先）に委託していましたが、その管理はExcelと紙が中心でした。発注は電話やメールで行い、作業完了報告は紙の点検票を郵送で受け取るという流れです。
取適法の施行を控え、H社の総務部長は「このままでは書面交付義務や記録保存義務に対応できない」と危機感を抱きました。同時に、「法改正対応だけでなく、この機会に業務全体を効率化したい」という思いもありました。
導入したシステムと運用方法
H社は、取適法対応と業務効率化を両立させるため、クラウド型の外注管理・報告書作成システムを導入しました。
導入後の流れはこうです。まず、管理画面から協力会社への発注を行うと、発注内容（作業場所、作業内容、代金、納期など）がシステム上に自動的に記録されます。協力会社には発注内容がメールやアプリ通知で送信され、書面交付義務を満たします。
協力会社の作業員は、点検完了後にスマートフォンから写真付きの報告を送信します。報告内容はリアルタイムでH社の管理画面に反映され、担当者は内容を確認して検収処理を行います。
価格交渉を行った場合は、その内容をシステム上のメモ機能に記録することで、交渉経緯も残せるようになりました。
導入後の変化
導入から3か月が経過した時点で、H社では以下のような効果が確認されています。
まず、法令遵守体制が整いました。すべての発注記録、作業完了報告、価格交渉の経緯がシステム上に蓄積されており、取適法が求める記録保存義務に対応できる状態になりました。「もし調査が入っても、必要な記録をすぐに出せる」という安心感が生まれたといいます。
次に、業務効率が大幅に向上しました。月末の報告書集計作業にかかる時間は従来の半分以下になり、総務部の残業時間が月平均で15時間削減されました。
さらに、協力会社との関係も改善しました。発注内容が明確になったことで、「聞いていない」「そんな条件ではなかった」といったトラブルがなくなりました。協力会社側からも、「発注内容がはっきりしているので仕事がしやすい」という声が寄せられています。
H社の総務部長は、「法改正対応をきっかけに業務全体を見直すことができました。デジタル化は『やらされるもの』ではなく、会社を強くするための投資だと実感しています」と語っています。
中小ビル管理会社が取適法施行に備えるなら「RaccoonPro」を活用！
従業員数100人超の中小ビル管理会社・清掃業者・設備点検業者は、取引先の規模によっては取適法による規制対象となりえます。
規制対象の場合に求められる対応は、書面交付義務への対応、取引記録の保存体制の整備など多岐にわたりますが、これを紙やExcelだけで対応するのは現実的ではないでしょう。
しかし、法改正を「負担」として捉えるのではなく、「業務改善のきっかけ」として活用することも可能です。業務のデジタル化は、法令遵守だけでなく、業務効率の向上、外注先との関係強化、そして企業としての競争力向上にもつながります。
RaccoonProは、ビル管理・清掃・点検業界に特化したフルクラウド型の業務管理システムです。発注から作業報告、記録保存までを一気通貫で管理でき、取適法対応に必要な機能を備えています。企業ごとの業務フローに合わせたフルカスタマイズが可能なため、「既存の業務を大きく変えずにデジタル化したい」という企業にも最適です。業務のデジタル化を進めたい方は、ぜひお気軽にご相談ください。
