ビル管理の現場では、エレベーター、空調設備、電気設備、給排水設備など、数多くの設備点検が日々行われています。もっと大きなプラントなどの設備点検を行っている業者もあります。
しかし、これらの記録管理において、多くの管理会社や設備管理業者が、紙ベースでの管理に限界を感じるなど、共通の課題を抱えているのが現実です。
そこで本記事では、ビル設備の点検・メンテナンス記録のデジタル化による業務効率化について、詳しく解説します。
ビル設備点検の記録管理でよくある課題
ビル設備点検の記録管理でよくある課題としては、次の2点が挙げられます。
- 紙ベース管理の煩雑さ
- コスト管理の困難さ
それぞれ詳しく見ていきましょう。
紙ベース管理の煩雑さ
従来のビル設備点検では、多くの現場で紙ベースの記録が主流でした。点検者が現場で手書きのチェックシートに記録し、事務所に戻ってから再度データ入力やファイル整理を行う──このような二重作業が当たり前になっています。
しかし、このような紙ベースの管理方法には、記録の紛失や劣化のリスクが常に付きまとい、複数の現場を担当する場合には記録の所在確認にも多大な時間を要します。
過去の点検履歴を参照したい時の検索利便性も極めて低く、必要な情報にたどり着くまでに相当な労力が必要です。
点検時期の管理においても課題は深刻化しています。定期点検のスケジュール管理が属人的になりがちで、設備ごとに異なる点検サイクルの管理が複雑化しています。特に法定点検の期限管理では、ヒューマンエラーによる見落としが発生しやすくなっています。
さらに、せっかく蓄積された点検データが分析に活用されていない現状があります。設備の経年劣化やトラブルの傾向分析ができず、予防保全の計画立案に必要な情報が整理されていません。
現場での手書き記録から事務所でのデータ入力という二重作業が発生し、報告書作成にも多大な時間を要するため、緊急時の情報共有にタイムラグが生じる問題も抱えています。
コスト管理の困難さ
設備点検に関わるコストは、人件費、消耗品費、修繕費など多岐にわたります。しかし、紙ベースの管理では、これらのコストを設備別・期間別に分析することが困難で、適切な予算計画を立てることができません。
クラウドベースの設備管理システムの導入効果
先述したようなビルの点検・メンテナンス記録に関する課題は、クラウドベースの設備管理システムを導入することで、劇的に改善することも可能です。
主な導入効果について、詳しく見ていきましょう。
デジタル化による業務プロセスの改善
クラウドベースの設備管理システムを導入することで、従来の点検業務は劇的に効率化されます。
スマートフォンやタブレットを使用した現場での直接入力により、二重作業を排除し、リアルタイムでの情報共有が可能になります。
システム導入後の業務フロー
現場でスマートフォンを使って点検項目をチェックし、異常箇所は写真付きで即座に記録します。
データは自動でクラウド上に保存・同期され、管理者は事務所からリアルタイムで状況を把握できます。
報告書は自動生成され、関係者に即座に共有されるため、従来の二重作業が完全に解消されます。
予防保全の実現
デジタル化された点検データの蓄積により、設備の状態変化を数値で把握し、故障を未然に防ぐ予防保全が可能になります。
予防保全の実現により、突発的な故障による設備停止時間の短縮、計画的な部品交換による修繕コストの削減、テナントや利用者への影響最小化、そして設備の耐用年数延長を同時に達成できます。
情報の一元化と可視化
クラウドシステムでは、建物内のすべての設備情報を一元管理できます。
設備ごとの点検履歴、修繕履歴、コスト履歴を統合的に管理し、ダッシュボードで可視化することで、経営判断に必要な情報を迅速に把握できます。
クラウド型の管理ツール「Raccoon」を導入した事例と効果
写真報告アプリ「Raccoon」も、ビル設備の点検・メンテナンスに活用できるクラウドツールの一種です。
これまでもビル管理会社に数多く導入いただいておりますので、いくつか導入事例と効果を紹介します。
年間エレベーター設備点検巡回の効率化
導入前の課題
関東圏に抱える約200棟のビルと300基のエレベーター管理スケジュールが煩雑で、点検員20名の作業スケジュール調整が困難でした。
また、毎回の報告書作成に3時間間を要していました。
導入後の効果
報告書時間は70％短縮し、約1時間になりました。
エレベーターの維持管理に掛けられる心理的余裕がうまれたので、故障に対する対応もスムーズになり、顧客満足度が大きく上がりました。
施設での法定点検管理
システム活用法
消防設備等の法定点検スケジュールをデジタル化して点検実施予定月などを明確に管理できるようにしました。
導入後の効果
法定点検を定められた月に実施することが一年間継続達成したため、監査準備時間を従来の1/5に短縮しました。
これによりコンプライアンス体制も大幅に強化されています。
クラウド設備管理システムの高度な活用方法と応用技術
クラウド設備管理システムを上手に活用すれば、さまざまな業務を効率化することが可能です。
Raccoon開発者の視点から、いくつか応用技術を紹介します。
自動アラート機能の活用
現代のクラウド管理システムには、定期点検期限の事前通知、設備異常値検知による即座の警告、消耗品交換時期の自動リマインド、法定点検期限の複数段階での通知などの自動アラート機能が搭載されています。
これらの機能により、点検漏れや期限切れを完全に防止し、設備管理の品質向上を実現できます。
もちろん、RaccoonProでこれらの効率化を実現することも可能です。
修繕費用の最適化
設備ごとの詳細な履歴データがあることで、修繕費用の最適化が可能になります。
同時施工による工事費削減の検討、部分修繕vs全面更新の費用対効果分析、設備更新タイミングの調整による予算平準化、エネルギー効率向上投資の効果測定などを通じて、限られた予算を最大限に活用できます。
長期修繕計画への活用
デジタル化された点検記録は、長期修繕計画の策定において重要な役割を果たします。
実際の設備状況データに基づいて、より精度の高い修繕計画を立てることができます。
過去の点検データから設備劣化傾向を分析し、修繕履歴から実際の耐用年数を算出、現在の設備状況から将来の修繕時期を予測し、予算制約を考慮した優先順位付けを行うことで、現実的で効果的な長期計画が策定可能になります。
ROI（投資収益率）の測定
クラウドシステム導入による効果は、作業効率、品質向上、コスト削減の3つの観点から定量的に測定できます。
作業効率関連では、点検作業時間の短縮率、報告書作成時間の削減効果、事務処理工数の削減量、移動時間・移動費用の削減などが挙げられます。
品質向上関連では、故障件数の減少率、緊急対応件数の削減、テナント満足度の向上、法的リスクの軽減効果があります。
コスト削減関連では、人件費削減効果、紙・印刷費用の削減、通信費（FAX等）の削減、修繕費用の最適化効果などを測定することで、投資効果を明確に把握できます。
ビルメン業務を効率化するシステムを選ぶポイント
ビルメン業務を効率化するシステムは、さまざまな会社が提供していますが、どれを選んだらいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。
安易に費用面だけで決めてしまうと、思ったように業務を効率化できない可能性もあるため、ぜひ次の2つの観点から導入ツールを選んでみてください。
- 機能要件の整理
- 導入・運用サポート体制
機能要件の整理
設備管理システムを選択する際は、自社の業務に必要な機能を明確にすることが重要です。
基本機能として、点検項目のカスタマイズ機能、写真付きレポート作成機能、スケジュール管理・アラート機能、データのエクスポート・インポート機能が必要になります。
より高度な機能として、複数拠点での一元管理、権限管理・ワークフロー機能、他システムとの連携機能、モバイル対応・オフライン機能なども検討対象となります。
RaccoonProにはビルメンに必要な機能が一通り実装されており、カスタマイズすることも可能なため、確実に業務を効率化したい方にはおすすめです。
導入・運用サポート体制
システムの技術的な優秀さだけでなく、導入から運用まで安心してサポートを受けられる体制があるかも重要な選択基準です。
初期設定・カスタマイズ支援、操作研修・マニュアル提供、運用後のトラブル対応、システムアップデート・機能改善など、長期にわたってサポートを受けられる体制を確認しておくことが大切です。
なお、Raccoonは使い勝手の評判が高く、導入後に困ったという問い合わせはほとんどありません。もちろん、業務フローを理解したうえでの導入サポートにも対応しておりますので、お気軽にご相談ください。
設備管理をデジタル化するならRaccoonProがおすすめ！
Raccoon Proは、ビル設備の点検・メンテナンス業務に特化したクラウド管理システムです。各種点検チェック票、写真撮影、品質管理など、あなたの業務に合わせてカスタマイズした帳票システムを構築いたします。
Raccoon Proで実現できること
スマホひとつで現場点検完結
現場でスマートフォンを使って点検項目をチェック、写真付きレポートを即座に作成
業務に合わせたカスタマイズ
お客様の点検業務に合わせた順番でチェック項目をリスト化、作業効率アップと確認漏れを防止
ISO・品質マネジメント対応
ISO9001監査対応、文書管理、ワークフロー機能で品質管理業務を大幅効率化
情報の一元化とデータ活用
施設・設備の情報を全て一元化、過去データを分析してカルテのように活用
万全のサポート体制
経営コンサル経験豊富なチームが、導入から運用まで業務プロセス改善をサポート
導入実績業界
ビル管理・設備管理業、清掃・メンテナンス業、建設・工事業、製造業・品質管理、飲食業・衛生管理など、幅広い業界でご活用いただいております。
料金はお客様のご要望に合わせて柔軟にご提案可能で、導入フェーズに応じたプランで、必要な機能のみの費用対効果の高いシステムを構築します。
ご相談は無料で承っておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。 あなたの設備管理業務の課題をお聞かせください。経験豊富な担当者が最適なソリューションをご提案いたします。
