不動産管理業界において、オーナーへの巡回報告は最も重要でありながら、最も負荷の大きい業務の一つです。
しかし清掃点検や設備点検を実施し、撮影した写真をパソコンに取り込み、さらにExcelに貼り付け、コメントを追記して報告書を作成するという工程は、必ずしも効率的とはいえないでしょう。
作業後に事務所に戻る必要があり、さらに現場作業時間の2倍から3倍の事務作業時間を要するケースも珍しくなく、残業代を押し上げる要因になっているともいえます。特に複数の物件を管理する会社では、この作業負荷が経営を圧迫する要因となっています。
そこで今回は、不動産の巡回報告をオーナーに報告する効率的な方法を紹介します。
従来型の不動産巡回報告が抱える課題
冒頭でお伝えした点もふくめ、従来型の不動産巡回報告が抱える課題としては、次の3点が挙げられます。
- 報告書作成に時間がかかる
- 送付・保管コストが大きい
- 情報共有にリアルタイム性がない
それぞれ具体的な問題点を見ていきましょう。
報告書作成に時間がかかる
アナログな方法で報告書を作成する場合、現場作業のあと、事務所に戻らなければなりません。
そして事務作業もExcelへの貼り付けなどを手動で行うことになるため、現場作業より事務作業に費やす時間が長くなり、結果として残業せざるを得ないという管理会社も多いでしょう。
送付・保管コストが大きい
作成した報告書の送付方法も大きな問題です。メールでの送信では、PDFファイルの容量制限や受信環境の制約があります。オーナーによっては紙での報告を要求するケースもあり、印刷代や郵送費が積み重なると月数万円の経費負担となります。
受け取るオーナー側でも、紙の報告書を適切に保管するためのファイリング作業や保管場所の確保が必要で、双方にアナログ的な負荷がかかっている状況です。
情報共有にリアルタイム性がない
従来の報告方法では、現場での作業完了から報告書がオーナーに届くまでに数日から1週間程度のタイムラグが発生します。この遅延により、設備の破損や入居者からのクレームなど緊急性の高い問題への対応が遅れることで、オーナーの不安や不信を招いたりするリスクがあります。
また、報告書の作成者によって記載内容の詳細度や写真の品質にバラつきが生じ、情報の透明性や一貫性が確保できないという問題も発生しています。
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写真付き報告書アプリを使えば不動産の巡回報告を効率化できる
これらの課題を根本的に解決するのが、写真付き報告書アプリケーションの活用です。現代のスマートフォン技術を活用することで、従来のアナログ作業を大幅にデジタル化できます。
具体的には、次のような効果が期待できるでしょう。
- 報告業務が現場で完結する
- 音声入力によって報告書作成時間を短縮できる
- 巡回結果をすぐにオーナーへ共有できる
- 巡回データを安全に保管できる
それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。
報告業務が現場で完結する
最新のスマートフォンには、従来のデジタルカメラを上回る高画質なカメラが搭載されています。これを活用することで、現場での撮影から報告書作成まで、すべてを現場で完結できます。
写真撮影後、即座にアプリ上で報告書を作成し、音声入力機能を使用してコメントを追加できるため、現場から直接オーナーに報告を送信することが可能です。これにより、従来の「現場→事務所→PC作業→送信」という工程を「現場→送信」という2ステップに短縮できます。
音声入力によって報告書作成時間を短縮できる
多くの写真付き報告書アプリには、高精度な音声入力機能が搭載されています。現場でスマートフォンに向かって話しかけるだけで、音声が自動的にテキストに変換され、コメントとして報告書に追加されます。
この機能により、手作業でのタイピングに比べて3倍から5倍の速度でコメント入力が可能となり、現場での報告書作成時間を大幅に短縮できます。
巡回結果をすぐにオーナーへ共有できる
デジタル報告書の最大のメリットは、クラウド上での即座の共有機能です。報告書作成完了と同時に、オーナーにはURLリンクが自動送信され、リアルタイムで報告内容を確認できます。
従来のPDF添付メールとは異なり、ファイル容量の制限もなく、受信側での保存作業も不要です。また、過去の報告書もクラウド上で一元管理されるため、検索や参照も容易になります。
社内のパソコン内やファイルサーバーに保存すると、パソコン入替え時の作業や保管者の管理など、様々な見えない形のコストが発生します。
巡回データを安全に保管できる
クラウドベースのシステムでは、自動バックアップ機能により、データの紛失リスクを最小限に抑えられます。また、アクセス権限の設定により、適切な関係者のみが報告書を閲覧できるセキュリティの高い環境を構築できます。会社事務所のパソコンよりも漏洩やデータ破損といった被害に遭う可能性は低いでしょう。
オーナーへの不動産巡回報告に写真報告アプリを取り入れた実例
実際に写真付き報告書アプリ「Raccoon」を導入した不動産管理会社では、以下のような具体的な効果が報告されています。
作業時間の大幅短縮
A社の事例では、従来1件の報告書作成に要していた60分の作業時間が、アプリ導入後15分に短縮されました。
これは75%の時間削減に相当し、同じ工数で4倍の件数を処理できるようになったことを意味します。
経費削減効果
B社では、月間の印刷費・郵送費が従来の8万円から、アプリ導入後はほぼゼロになりました。
年間で約96万円のコスト削減を実現し、アプリの利用料金を差し引いても大幅な経費削減となっています。
オーナー満足度の向上
C社が実施したオーナーアンケートでは、報告の迅速性に関する満足度が従来の65%から92%に向上しました。
リアルタイムでの報告受領により、オーナーの安心感が大幅に向上したことが確認されています。
業務品質の標準化
アプリのテンプレート機能により、担当者による報告品質のバラつきが解消されました。
D社では、報告書の記載漏れが90%減少し、オーナーからのクレームも大幅に減少しています。
［導入支援パッケージ］
アプリ導入から運用定着まで、専門チームが全面サポートいたします。
初期設定から操作研修、運用ルールの策定まで、貴社の業務に最適化したパッケージをご提案します。
まずは導入相談からお始めください。
巡回報告に写真報告アプリを導入する際のポイント
写真報告アプリは不動産オーナーへの巡回報告を効率化してくれる便利なツールですが、いきなり導入すると、各所で戸惑いを生んでしまうかもしれません。そのため写真付き報告書アプリの導入を成功させるためには、以下のポイントに配慮することが重要です。
- 段階的に導入する
- スタッフ教育を徹底する
- オーナーと相談する
それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう。
段階的に導入する
一度にすべての業務をデジタル化するのではなく、まず特定の物件や特定の作業項目から導入を開始することで、現場の混乱を最小限に抑えながら効果を実感できます。
スタッフ教育を徹底する
デジタルツールに不慣れなスタッフでもスムーズに活用できるよう、段階的な研修プログラムの実施が必要です。操作方法だけでなく、新しい業務フローの理解も含めた総合的な教育が成功の鍵となります。
オーナーと相談する
新しい報告方法への変更には、オーナーの理解と協力が不可欠です。事前に導入メリットを説明し、移行期間中はサポート体制を充実させることで、スムーズな移行が可能になります。
不動産オーナーへの巡回報告を効率化するなら写真報告アプリRaccoonがおすすめ！
写真付き報告書アプリの導入は、不動産管理会社にとって必須の投資となりつつあります。従業員の負担を軽くするためにも、残業代などのコストを削減するためにも、不動産オーナーの満足度を向上させるためにも、ぜひ写真報告アプリの導入を検討してみてください。
写真報告アプリRaccoonは、これまでに多くの不動産管理会社に導入いただいております。使いやすい設計となっているため、はじめてデジタル化ツールを取り入れる企業でも安心です。
アプリを導入する際には、社員が使いこなせるかと懸念される企業さんが多いですが、Raccoonは使い勝手の評判は高く、導入後に困ったという問い合わせはほとんどありません。
業務フローにあわせて導入サポートにも対応しておりますので、お気軽にお問い合わせください
