施設警備や巡回警備の現場では、警備員が巡回した内容を「警備日報（警備日誌）」として記録し、依頼主に報告しなければなりません。加えて、警備業法に基づき、警備員の教育に関する記録の作成・備え付けにも対応する必要があります。
こうした記録の多くを紙や手書きで運用しており、管理に苦労している警備会社は多いのではないでしょうか。
本記事では、施設警備・巡回警備を担う警備会社の管理者に向けて、警備日誌や巡回記録に必要な項目、記録管理でつまずきやすいポイント、そして写真報告を活用して巡回警備を効率化する方法までをわかりやすく解説します。日々の記録業務の負担を軽くするヒントとして役立ててみてください。
なお、警備業法に基づく書類の作成義務や保存期間などの要件は、法令の改正もあり得ます。本記事は一般的な情報を整理したものですので、実際の運用にあたっては、警備業法や警備業法施行規則の最新の条文、および管轄の公安委員会などに必ずご確認ください。
警備日誌・巡回記録に必要な項目
警備日誌（警備日報）は、警備員が業務中に行った巡回や監視の内容、現場で発見した異常などを記録する書類です。次のシフトの警備員や管理者への引き継ぎ、そして万一のトラブル発生時の対応履歴として重要な役割を果たします。
記録すべき項目としては、次のような例が挙げられます。
- 勤務日
- 担当警備員名
- 勤務した施設名
- 巡回した時間帯とエリア
- 各巡回箇所の状態（異常の有無）
- 発見した事案とその対応
- 来訪者の記録
- 次のシフトへの引き継ぎ事項など
これらの記録を残すうえで大切なのは、できるだけ具体的に記録することです。「異常なし」とだけ書くのではなく、「22:00～22:30、施設外周を巡回。駐車場の車両を確認、異常なし」のように、時間・場所・状況をセットで記録することで、巡回が確実に実施されたことの証明になります。
紙の警備日誌が抱える3つの課題
警備業では、日々の警備日誌に加えて、法令に基づく各種の記録管理が求められます。
たとえば警備業法および警備業法施行規則では、営業所ごとに警備員名簿や教育に関する記録などを備え付けることが定められており、警備員教育実施簿については当該年度の終了後、2年間保存しなければなりません。
こうした記録は、警察による立入検査の際に確認される対象でもあり、適切に作成・管理されていることが求められます。しかし、警備会社は多数の現場を抱え、一つの現場に複数の警備員が勤務することも多いため、警備員一人ひとりの記録や現場ごとの日誌が膨大な量になりがちです。とくに、警備日誌や巡回記録を紙で運用している場合、次のような課題に直面するという声がよく聞かれます。
- 手書きの記録を後で清書・転記する二度手間が生じる
- 現場の状況を写真で残しにくい
- 過去の記録の検索や本部への共有に時間がかかる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
手書きの記録を後で清書・転記する二度手間が生じる
1つ目は、二度手間の発生です。巡回中に手書きしたメモを、後から所定の書式に清書したり、事務所でデータ化したりする作業が加わり、記録に余計な時間がかかります。
現場の状況を写真で残しにくい
2つ目は、写真記録の難しさです。紙の日誌では、発見した異常や現場の状況を写真で残すことができず、文章だけでは状況が正確に伝わりにくくなります。不審物や破損箇所などは、写真があってこそ的確な対応につながります。
過去の記録の検索や本部への共有に時間がかかる
3つ目は、検索と共有の負担です。紙の日誌が蓄積されると、過去の特定の記録を探し出すのに時間がかかります。また、現場の状況を本部や依頼主にリアルタイムで共有することも困難です。
さらに、警備員の異動や退職、複数現場のかけもちが重なると、必要な書類をなかなか見つけ出せないこともあるでしょう。
写真報告で巡回警備を効率化する方法
こうした課題を解消する手段としておすすめなのが、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」のようなツールで、巡回記録をデジタル化することです。
巡回記録に写真報告アプリを活用すると、警備員は巡回しながらスマートフォンで各箇所を記録・撮影し、その場で報告を完成させられます。手書きした内容を後で清書する二度手間がなくなり、発見した異常も写真付きで正確に残せるようになるのです。
特に有効なのが、撮影時にGPSの位置情報と時刻が自動で記録される機能です。「いつ・どこを巡回したか」を客観的なデータとして残せるため、巡回が確実に実施されたことの証明になり、依頼主への説明責任を果たすうえでも大きな安心材料になります。異常を発見した際も、写真とともに即座に本部や次のシフトへ共有できるため、対応スピードが上がるでしょう。
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複数の警備現場を抱え、現場ごとに報告様式や報告先が異なる場合や、巡回記録を勤怠管理や教育記録の管理といった他の業務と連携させて一元化したい場合には、カスタマイズ版の「RaccoonPro」のように、自社の警備業務のフローに合わせて設計できるサービスを検討するのも有効です。日々の巡回記録は標準的なテンプレートで対応できますが、警備業ならではの複雑な記録管理を統合したい場合は、フルカスタムの仕組みが力を発揮します。
導入事例：写真報告アプリの導入で巡回記録の作成負担を大幅削減
ある施設警備会社では、警備員が巡回中に手書きで記録を取り、勤務後に事務所で警備日誌に清書していました。この清書作業に1勤務あたり20分以上かかっており、複数現場を担当する警備員にとっては大きな負担となっていたといいます。また、現場で発見した異常を写真で残せず、文章だけの報告では状況が伝わりにくいという課題もありました。
そこで巡回チェック項目をテンプレート化した写真報告アプリ「Raccoon」を導入し、巡回しながらスマートフォンで記録・撮影する運用に切り替えました。その結果、清書作業がなくなり記録の作成時間は1勤務あたり約5分に短縮され、発見した異常も写真付きで即座に本部へ共有できるようになりました。管理者は「位置情報と時刻が自動で残るので、巡回の実施状況を客観的に確認でき、依頼主への報告もしやすくなった」と話しています。
このように、警備の巡回記録は写真報告を取り入れることで、作成負担を減らしながら記録の質と証拠性を高められます。まずは日々の巡回記録のデジタル化から検討してみてはいかがでしょうか。
警備の巡回記録には写真報告アプリRaccoonがおすすめ！
警備日誌や巡回記録は、時間・場所・状況を具体的に記録することが基本です。警備業は日々の記録から法令に基づく各種記録まで書類管理の負担が重い業種であり、紙の運用には二度手間や写真記録の難しさ、検索・共有の負担といった課題があります。なお、警備業法に基づく記録の要件は、最新の法令や管轄の公安委員会に必ずご確認ください。
巡回しながらその場で記録を完成させ、位置情報や写真とともに証拠性の高い巡回記録を残すなら、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」の活用がおすすめです。Raccoonは無料トライアルも可能なので、ぜひ一度お試しください。
