不動産管理会社やビルメン会社が、業務のデジタル化を進めるにあたり、kintone（キントーン）を活用して写真報告書を作成しようと考えるケースは少なくありません。
たしかにノーコードで業務アプリを構築できるkintoneは便利なプラットフォームですが、実は写真を軸とした報告書作成という用途に限定すると、いくつかの課題に直面するケースが見られます。
そこで本記事では、写真報告アプリの開発者の目線から、kintoneで写真報告書を作成する際に生じやすい課題を整理します。また、kintoneで作った報告アプリと、写真報告に特化した専用アプリとの違いを比較しながら、最適なツール選定のヒントをお伝えするので、ぜひ参考にしてみてください。
kintoneで写真報告書を作成する際によくある3つの課題
写真報告アプリ「Raccoon」を運営する当社には、kintoneで写真報告書を作成してみたものの、思ったように業務を効率化できなかったという声が寄せられることがあります。
これまでの相談例を整理すると、kintoneで写真報告書を運用している企業から聞かれる課題は、主に次の3つです。
- 写真の添付容量やレイアウトの制約
- スマホでの操作性が写真報告に最適化されていない
- 報告書としての出力・印刷機能が限定的
それぞれ詳しく見ていきましょう。
写真の添付容量やレイアウトの制約
まず「写真の添付容量やレイアウトの制約」についてです。kintoneでは1レコードに添付できるファイルサイズに制限があり、高解像度の現場写真を複数枚添付すると容量を圧迫する場合があります。
また、写真を報告書のレイアウトどおりに配置する機能は標準では備わっておらず、見やすい報告書に仕上げるためには別途プラグインや外部連携が必要になることがあります。写真を中心とした報告書作成には、標準機能だけでは対応しきれない場面が出てくるのが実情です。
スマホでの操作性が写真報告に最適化されていない
次に「スマホでの操作性」です。kintoneのモバイル版はレコードの閲覧や入力に対応していますが、写真を撮影してそのまま報告書のフォーマットに配置するという一連のフローには最適化されていません。現場で写真を撮り、その場で報告書を完成させたい場合には、操作ステップが多くなりがちです。
報告書としての出力・印刷機能が限定的
3つ目の「出力・印刷機能」も見落としがちなポイントです。kintoneの標準機能では、レコードデータをPDFやExcel形式の報告書としてきれいに出力する機能が限定的です。取引先やオーナーに紙の報告書を提出する必要がある現場では、報告書の見栄えを整えるために別のツールでの再加工が必要になり、二度手間が発生することがあります。
kintoneと写真報告専用アプリの機能を比較するポイント
ここまで整理した課題をふまえ、「kintone」と「写真報告専用アプリ」の違いを、現場で重要になる5つの項目で比較してみましょう。
- 写真撮影から報告書作成の一連のフロー
- GPS・タイムスタンプの自動記録
- テンプレートによるフォーマット統一
- 現場スタッフの学習コスト
- ランニングコスト
写真撮影から報告書作成の一連のフロー
写真撮影から報告書作成の一連のフローについて、kintoneでは写真を撮影した後にレコードを開いて添付する必要がありますが、写真報告専用アプリでは撮影した写真が自動的に報告書のレイアウトに配置される仕組みを備えているものが多くあります。この違いは、1日に複数件の報告書を作成する現場では大きな作業時間の差となります。
ちなみに写真報告アプリ「Raccoon」には、写真を撮影すれば、自動的に報告書として成型する機能が備わっており、これを理由に導入いただくケースも多いです。
GPS・タイムスタンプの自動記録
定期清掃、ビルの日常巡回、設備点検など、管理担当者の目が届かない場所で行われる作業では、現場作業を実施した「証明」として、GPS・タイムスタンプを活用することがあります。
しかし、このGPS・タイムスタンプの自動記録については、kintoneの標準機能には含まれていません。プラグインを追加することで対応できる場合もありますが、追加コストや設定の手間がかかります。
一方、写真報告専用アプリでは、撮影時にGPS情報やタイムスタンプが自動的に写真に紐づく機能が標準装備されているケースがほとんどです。もちろん写真報告アプリ「Raccoon」にも、GPS・タイムスタンプが実装されています。
関連記事：現場作業の「証明」には写真報告アプリがおすすめ！GPS（場所）と写真（作業記録）を自動連携する方法を紹介場所と作業記録
テンプレートによるフォーマット統一
テンプレートによるフォーマット統一では、kintoneでもアプリ設計時にフォーマットを統一できますが、写真のレイアウトまで含めた報告書テンプレートの設計には手間がかかります。専用アプリでは、あらかじめ用意されたテンプレートに写真を当てはめるだけで統一された報告書が完成するため、設計の工数を大幅に削減できます。
なお、写真報告アプリ「Raccoon」は、フォーマットの統一化にも力を入れています。スマートフォンで写真を撮影するだけで、あらかじめ決めたフォーマットで報告書が出力されることが特徴です。
関連記事：現場報告書のフォーマットはどう統一する？報告書の形式を揃える方法を紹介
現場スタッフの学習コスト
現場スタッフの学習コストという点では、kintoneは汎用性が高い反面、アプリの使い方を理解するまでに一定の時間がかかります。写真報告専用アプリは「写真を撮って報告書を作る」というシンプルな目的に絞られているため、ITに不慣れなスタッフでも直感的に操作できるのが強みです。
ちなみに写真報告アプリ「Raccoon」は、ITに不慣れな現場作業スタッフでもすぐに使いこなせるよう、スマートフォンでの操作性にもこだわっています。機能がシンプルで使いやすいとの評判をいただいており、「導入後に困ってしまった」という問い合わせはほとんどありません。
ランニングコスト
コスト面では、kintoneのライセンス費用に加えて、写真報告に必要なプラグインや連携ツールのコストを合算すると、写真報告専用アプリの月額料金と同程度かそれ以上になるケースもあります。自社の利用シーンに合わせて、トータルコストで比較することが重要です。
関連記事：写真報告アプリの費用対効果はどのくらい？ROIの計算方法を紹介！
kintoneと写真報告専用アプリを使い分ける方法
kintoneと写真報告専用アプリは、どちらか一方だけを選ぶ必要はありません。それぞれの強みを活かした使い分けが、最も効率的なアプローチです。
kintoneは、顧客管理や案件管理、社内申請など、データベースとしての活用に優れています。一方、写真を軸とした現場報告書の作成・提出は、専用アプリに任せるという役割分担が効果的です。
たとえば、写真報告専用アプリで現場の報告書を作成・提出し、そのデータをkintoneの案件管理レコードに紐づけるといった連携運用も考えられます。写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」のようなクラウドサービスであれば、報告データをクラウド上で一元管理できるため、kintoneとの併用もスムーズです。
kintoneから写真報告専用アプリに乗り換えたビル管理会社の事例
ある従業員30名のビル管理会社では、kintoneで巡回報告書の管理を行っていました。しかし、現場のスタッフからは「スマホで写真を撮ってもレイアウト調整に時間がかかる」「オーナーに提出する報告書の見栄えが悪い」という声が上がっていました。また、プラグインの追加費用がかさみ、写真報告だけで月額コストが予想以上に膨らんでいたことも課題でした。
そこで、写真報告に関する業務だけを専用アプリ「Raccoon」に移行することを決断。kintoneは案件管理や顧客情報の管理に引き続き活用しつつ、現場の報告書作成は写真報告専用アプリに切り替えました。
その結果、報告書1件あたりの作成時間が約35分から10分に短縮され、オーナーへ提出する報告書の品質も大幅に向上しました。現場スタッフからは「写真を撮るだけで報告書ができるので、帰社後のPC作業がなくなった」という声が寄せられ、月間の残業時間は1人あたり約8時間削減されました。
このように、kintoneの強みを活かしつつ、写真報告は専用アプリに任せるという使い分けで、全体の業務効率を最大化できるケースは少なくありません。
kintoneでの写真報告書に課題を感じたら写真報告アプリRaccoonがおすすめ！
kintoneは汎用的な業務アプリ構築基盤として優れたツールですが、写真を軸とした報告書作成という特定用途では、専用アプリと比較して操作性や出力品質に課題が生じることがあります。kintoneの強みを活かしながら、写真報告は専用アプリに任せるという使い分けが効率的です。
写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」は、写真撮影から報告書作成・提出までをスマホだけで完結できるクラウドサービスです。GPS・タイムスタンプの自動記録やテンプレート機能により、フォーマットの統一も容易に実現できます。
また、kintoneとの連携を含む独自の業務フローを構築したい場合は、「RaccoonPro」でフルカスタムの写真報告アプリを開発することも可能です。
Raccoonは無料トライアルも可能なので、kintoneでの写真報告に課題を感じている方は、ぜひ一度お試しください。
