バブル崩壊から30年が経ち、築30年、50年を超えるビルが全国に増え続ける中、建物の安全性を守る設備点検の重要性はますます高まっています。エレベーターの異常音、受水槽の水質変化、電気設備の経年劣化などなど、枚挙にいとまはありません。
こうした小さな変化を見逃さず、適切にメンテナンスすることが、大きな事故や高額な修繕費用を防ぐ鍵となりますが、点検報告にかかる「時間コスト」に課題を感じる企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、設備点検報告書の作成業務を自動化する方法について紹介します。Excelや紙での管理を卒業したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
設備点検ではどの業務に時間がかかる？
設備点検そのものにも、もちろん一定の時間はかかります。
しかし現場では、点検作業そのものよりも、その後の報告書作成に膨大な時間がかかっているという実態があります。
点検スタッフは現場で手書きのチェックシートに記入し、デジタルカメラで設備の状態を撮影します。事務所に戻ってからは、撮影した写真をパソコンに取り込み、ExcelやWordに貼り付けて体裁を整え、ようやく報告書が完成します。この一連の作業に、点検作業と同じくらい、場合によってはそれ以上の時間を費やしている企業も少なくありません。
特に中小規模の設備管理会社では、限られた人員で多数の物件を担当しているケースが多く、報告書作成の遅れが次の点検スケジュールを圧迫する悪循環に陥りがちです。管理会社やビルオーナーからは迅速な報告が求められ、現場の作業負担も増えるばかりな状況を、どう改善すればいいのでしょうか。
ここでポイントとなるのが、報告書作成業務の自動化です。
報告書作成で自動化できるプロセス
一口に「報告書作成業務」といっても、実はさまざまなプロセスがあります。
そして設備点検報告書の作成プロセスを分解してみると、実は多くの工程がデジタル化・自動化の対象になるのです。
とくに次のプロセスは、設備点検業務をデジタル化できる「RaccoonPro」のようなシステムを導入すれば、ほぼ自動化できます。
- 現場での点検データ収集
- 報告書への写真貼り付け
- 報告書のレイアウト作業
どのように自動化するのか、詳しく見ていきましょう。
現場での点検データ収集
まず現場でのデータ収集段階です。従来は紙のチェックシートに手書きで記入していた点検項目を、タブレットやスマートフォンのアプリで直接入力できるようになります。エレベーターの動作確認、受水槽の水質チェック、電気設備の電圧測定値など、あらゆる点検データをその場でデジタル記録できます。チェック漏れがあればアラートで知らせてくれる機能も備えられるため、点検品質の向上にもつながります。
報告書への写真貼り付け
写真報告アプリ「RaccoonPro」を活用すれば、デジタルカメラからの転送作業が不要になります。スマートフォンやタブレットで撮影した写真は、自動的に該当する点検項目と紐づけられます。「この写真はどの設備のものだったか」と後で悩む必要もなくなり、撮影場所や日時の情報も自動で記録されます。
報告書のレイアウト作業
そして最も時間がかかっていた報告書のレイアウト作業です。現場で入力したデータと撮影した写真は、あらかじめ設定されたフォーマットに自動的に流し込まれ、報告書として完成します。会社のロゴや物件情報、点検者名なども自動で挿入されるため、体裁を整えるための作業時間がほぼゼロになります。
つまり専用アプリで設備点検業務をデジタル化できるRaccoonProのようなシステムを導入すれば、現場で写真を撮れば、それが自動的に報告書として出力されるのです。
ただし設備の種類や点検項目は企業ごとに異なるため、画一的なパッケージソフトでは現場に馴染まないケースも多いため注意してください。真に自動化を実現するためには、柔軟にカスタマイズできる「RaccoonPro」の活用がおすすめです。
「RaccoonPro」による設備点検報告書のデジタル化がもたらす3つの変化
報告書作成のデジタル化・自動化は、単なる時間短縮以上の効果をもたらします。下記3点に魅力を感じる方は、ぜひ「RaccoonPro」の活用を検討してみてください。
- 報告スピードの向上
- データの蓄積と活用
- 人材育成の効率化
報告スピードの向上
第一に、報告スピードの劇的な向上です。現場での点検が終わった時点で報告書もほぼ完成しているため、管理会社やオーナーへの報告を即日で行えるようになります。緊急性の高い不具合が見つかった場合でも、リアルタイムに近い形で情報共有できることは、迅速な対応判断を可能にし、建物の安全性向上に直結します。
データの蓄積と活用
第二に、データの蓄積と活用です。紙の報告書では過去のデータを探すのに時間がかかりましたが、デジタル化されたデータは検索性が高く、設備ごとの経年変化や不具合の傾向分析が容易になります。「この設備は3年前から少しずつ劣化の兆候が出ていた」といった気づきが得られれば、予防保全の精度も高まります。
人材育成の効率化
第三に、人材育成の効率化です。ベテラン社員の点検ノウハウをアプリのチェック項目として体系化しておけば、新人スタッフでも一定品質の点検と報告が可能になります。現場でのOJT期間が短縮され、人手不足に悩む企業にとって大きな助けとなるでしょう。また、報告書作成という事務作業から解放されることで、技術者がより専門性の高い業務に集中できる環境も整います。
全国200拠点の点検業務をRaccoonProで効率化したD社の事例
実際に設備点検報告書の自動化に取り組み、大きな成果を上げた企業の事例を紹介します。
D社は、全国のゴミ処理施設や各種プラント設備のメンテナンスを専門とする企業です。全国約200箇所の施設で定期点検を実施しており、各拠点では週に一度から月に一度の頻度で詳細な点検作業が行われていました。
D社が抱えていた最大の課題は、報告書作成にかかる時間でした。プラント設備の点検項目は多岐にわたり、安全装置の作動確認から配管の腐食状況、計器類の精度チェックまで、1回の点検で数十項目をチェックする必要がありました。現場では紙のチェックシートに手書きで記録し、デジタルカメラで設備の状態を撮影していましたが、事務所に戻ってからの報告書作成に平均2時間を要していたのです。
複数の拠点を担当する技術者の場合、月末には報告書作成だけで丸2日が潰れることもありました。しかも点検から報告までに数日のタイムラグが生じるため、施設管理者への情報提供が遅れがちになり、緊急対応が必要な場合にも初動が遅れるリスクがありました。
この状況を改善するため、D社はRaccoonProを活用した専用アプリの開発に踏み切りました。D社特有の点検項目や報告フォーマットに完全対応したアプリを構築し、全技術者にタブレット端末を配布しました。
導入後の変化は劇的でした。現場でタブレットを使って点検項目をチェックしながら、その場でスマートフォンやタブレットのカメラ機能を使って設備の状態を撮影します。撮影した写真は自動的に該当する点検項目と紐づけられ、点検終了と同時に報告書の原型が完成します。あとは簡単な所見コメントを追記するだけで、報告書は完成です。
結果として、報告書作成時間は4時間から1時間未満へと75%削減されました。技術者たちは報告書作成から解放され、より多くの時間を現場での点検作業や技術研鑽に充てられるようになりました。また、点検当日中に報告書を施設管理者へ提出できるようになったことで、不具合への対応スピードが格段に向上し、顧客満足度の向上にもつながっています。
さらに予想外の効果もありました。過去の点検データがすべてデジタル化されたことで、設備ごとの劣化傾向を分析できるようになり、部品交換の最適なタイミングを提案できるようになったのです。これにより予防保全の提案が増え、新たな収益源にもなっています。
設備点検報告書の自動化なら写真報告アプリを活用！
クラウドベースのシステムやカスタマイズ可能な「RaccoonPro」を活用すれば、中小規模の設備管理会社でも、現実的なコストで設備点検報告書の作成業務を自動化できます。
なお、写真報告アプリはいくつか種類がありますが、重要なのは自社の業務フローに合ったシステムを選ぶことです。画一的なパッケージシステムでは現場に馴染まず、結局使われなくなってしまうケースも少なくありません。点検項目や報告フォーマット、写真の撮影箇所など、自社独自の要件に対応できる柔軟性が求められます。
また、デジタル化を進める際には、現場の声を丁寧に聞くことも欠かせません。長年紙のチェックシートで作業してきたベテラン技術者にとって、タブレット操作は最初は戸惑うかもしれません。しかし、報告書作成時間が大幅に削減されるメリットを実感すれば、むしろ積極的に活用するようになるでしょう。
「RaccoonPro」をご利用いただく際は、現場の方の声も聞きながら、業務フローにベストマッチする形にカスタマイズさせていただきます。自社に最適な業務効率化システムを開発したい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
