ビルや商業施設の管理に携わる方であれば、設備点検の記録をどのくらいの期間保管すべきか悩んだ経験があるのではないでしょうか。消防設備、電気設備、昇降機など、法定点検の種類ごとに保管期間のルールが異なるうえ、保管方法についても「紙」と「デジタル」で管理のしやすさが大きく変わります。
実は設備点検記録は、写真報告アプリを活用すると適切に管理しやすいことをご存知でしょうか。写真報告アプリ「Raccoon」を提供している当社にも、設備点検記録の保管を目的としたお問い合わせが増えています。
本記事では、ビルメンテナンス会社や設備管理会社の管理者・品質管理担当の方に向けて、主要な法定点検の保管期間を整理し、紙の記録管理が抱える課題とデジタル化のメリットを解説します。
設備点検記録の保管が重要な3つの理由
設備点検記録を適切に保管することには、いくつか重要な意味があります。
1つ目は、法令遵守と行政対応です。消防法や建築基準法に基づく法定点検は、点検結果の記録と一定期間の保管が義務付けられています。消防署の立入検査や行政からの照会に対して、記録を提示できなければ法令違反と指摘されるリスクがあります。
2つ目は、トラブル発生時の原因究明です。設備の故障や事故が発生した場合、過去の点検記録をさかのぼることで原因を特定しやすくなります。記録が残っていなければ、いつから異常があったのか把握できず、対応が遅れる原因となります。
3つ目は、管理品質の証明です。テナントやオーナーに対して「適切な管理を行っている」ことを証明するためには、点検記録が不可欠です。入居者の安全・安心にも直結する重要なエビデンスとなります。
法定点検ごとの設備点検記録の保管期間一覧
代表的な法定点検について、保管期間の目安を整理します。なお、保管期間は法令や自治体の運用により異なる場合があるため、管轄の行政機関に確認することをおすすめします。
| 消防用設備等点検記録 | 原則3年 |
| 建築設備定期検査記録 | 建物が存続する限り（推奨） |
| 昇降機（エレベーター）定期検査記録 | 建物が存続する限り |
| 電気工作物の保安規程に基づく点検記録 | 保安規程で定めた期間（通常5年以上） |
このように、設備の種類によって保管期間は3年から建物存続期間までと幅広く、一律のルールでは管理しきれないのが実情です。
それぞれの点検の実情について、もう少し詳しく見ていきましょう。
消防用設備等点検記録
消防用設備等点検記録は、消防法に基づき機器点検（6か月に1回）と総合点検（1年に1回）の実施が義務付けられています。点検結果報告書の保管期間は原則3年とされています。3年を経過したものについては、点検結果総括表・点検者一覧表・経過一覧表の保管で足りるとされていますが、実務上は5年以上保管している企業も多くあります。
建築設備定期検査記録
建築設備定期検査記録は、建築基準法第12条に基づく定期検査の結果を記録するもので、検査報告書は建物が存続する限り保管することが推奨されています。給排水設備、換気設備、非常用照明などの検査結果が対象です。
昇降機（エレベーター）定期検査記録
昇降機（エレベーター）定期検査記録も建築基準法に基づき、年1回の検査が義務付けられています。検査結果の報告書は建物の存続期間中保管しておくのが一般的です。
電気工作物の保安規程に基づく点検記録
電気工作物の保安規程に基づく点検記録は、電気事業法に基づいて自家用電気工作物を有する事業場で作成が求められます。保安規程で定めた期間（通常5年以上）の保管が必要です。
紙の設備点検記録の管理で生じる3つの課題
さて、設備点検記録は、法令上は紙で保管しても問題ありません。しかし点検記録を紙で保管している場合、以下のような課題が生じがちです。
- 保管スペースが年々増大する
- 必要な記録を探すのに時間がかかる
- 紛失や劣化で記録が読めなくなるリスクがある
それぞれ詳しく見ていきましょう。
保管スペースが年々増大する
保管スペースの問題は、特に複数の建物を管理している会社にとって深刻です。点検ごとにファイリングされた書類がキングファイル何冊分にもなり、保管棚を圧迫します。保管期間を過ぎた書類の廃棄判断も煩雑で、「念のため残しておこう」と溜まっていく一方になりがちです。
必要な記録を探すのに時間がかかる
記録の検索性も大きな課題です。消防署の立入検査で「3年前の消防設備点検の結果を見せてください」と言われた際、紙のファイルから該当の記録を即座に取り出すのは容易ではありません。担当者が変わっていれば、ファイルの保管場所すらわからないという事態も起こりえます。
紛失や劣化で記録が読めなくなるリスクがある
紛失や劣化のリスクも見過ごせません。水濡れや経年劣化で文字が読めなくなったり、オフィスの移転時に書類が行方不明になったりするケースは珍しくありません。
設備点検記録をデジタル化するメリットと写真報告アプリの活用
紙の管理で生じる課題は、写真報告アプリを使って設備点検記録をデジタル化すれば、大部分を解決できます。
たとえば、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」のようなクラウドサービスであれば、クラウド上にデータが保存されるため、物理的な保管スペースが不要になります。また、検索機能を使えば、建物名・点検種類・実施日などの条件で過去の記録を瞬時に呼び出すことが可能です。データのバックアップも自動的に行われるため、紛失のリスクも大幅に低減できます。
さらに、写真報告アプリを活用すれば、点検時の写真にGPS情報やタイムスタンプが自動記録されるため、「いつ・どこで・何を点検したか」の記録を正確かつ効率的に残すことができます。
関連記事：写真報告アプリ導入前のデータはどうする？紙・Excelからの移行手順と注意点を紹介！
設備点検記録のデジタル化に成功したビルメンテナンス会社の事例
ある従業員25名のビルメンテナンス会社では、管理する15棟分の設備点検記録をすべて紙で保管していました。消防設備、建築設備、昇降機の記録が年間で段ボール3箱分ずつ増えていき、保管スペースの確保が限界に近づいていました。また、消防署の立入検査の際に該当の記録を探すのに30分以上かかることもあり、業務効率の面でも課題を感じていました。
そこで、新規の点検記録から、写真報告アプリ「Raccoon」によるデジタル化を開始。点検時にスマホで写真を撮影し、報告書をクラウド上で作成・保管する運用に切り替えました。過去の記録は3か月かけてPDFに変換し、クラウドストレージに移行しました。
導入後は、記録の検索時間が平均30分からわずか1分に短縮され、消防署の立入検査にも即座に対応できるようになりました。保管スペースも段ボール9箱分が不要となり、オフィスのレイアウト改善にもつながっています。「これまで書類の管理に使っていた時間を、本来の点検品質の向上に充てられるようになった」と管理者からも好評です。
このように、デジタル化は保管管理の効率化だけでなく、本来注力すべき業務に時間を使えるようになるという副次的な効果も大きいのです。
設備点検記録のデジタル化には写真報告アプリRaccoonがおすすめ！
設備点検記録の保管期間は、消防設備の3年から建物存続期間まで多岐にわたります。紙での管理はスペースの問題や検索性の低さ、紛失リスクなど多くの課題を抱えており、デジタル化による管理効率の向上は中小ビルメンテナンス会社にとって大きなメリットがあります。
写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」は、点検現場での写真撮影から報告書作成・クラウド保管までをスマホだけで完結できるサービスです。GPS・タイムスタンプの自動記録により、法定点検のエビデンスとしても活用できます。
また、複数棟の点検記録を一元管理するなど独自の運用フローが必要な場合は、「RaccoonPro」でフルカスタムの管理アプリを開発することも可能です。
Raccoonは無料トライアルも可能なので、ぜひ一度お試しください。