不動産の管理業務において、定期的な物件巡回と状況把握、そして日常清掃などの基礎的なメンテナンスは欠かせない業務です。不動産業者はオーナーの保有する物件を管理代行する立場にあるため、日常的な状況を詳細に「報告書」として提出する責任があります。
しかしこの「写真付き報告書」の作成に時間を取られている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウドサービスで写真付き報告書を全自動作成する方法について紹介します。
写真付き報告書が現場を疲弊させる理由
報告書で最も重要なのは、現場の写真です。作業前、作業中、作業後の写真は、自分たちの業務が行き届いているかを証明する重要な証拠となります。また、不動産のさまざまなトラブルや不具合に対応するためには、問題が発見された時点ですぐに写真で報告する必要があります。言葉だけの説明では伝わりにくい現場の状況も、写真があればオーナーの理解が格段に早くなります。視覚的な情報は信頼関係の構築にも大きく貢献し、まさにいいことづくめです。
しかし現実には、この写真を撮って報告書にまとめる作業が、現場担当者にとって大きな負担となっています。現場でデジタルカメラを使って撮影し、事務所に戻ってからパソコンに写真を取り込み、Excelやワードに1枚ずつ貼り付けていく。この一連の作業に、1件あたり30分から1時間もの時間を費やしている企業が少なくありません。月に100件の報告書を作成すれば、それだけで50時間以上、つまり丸6日分以上の労働時間が報告書作成だけに消えていく計算になります。
最近では、LINEなどのメッセージアプリで写真を送って報告している現場担当者もいますが、ビジネスで使うにはプライベートとの境界が曖昧になりやすく、情報管理の面でも適切とは言えません。やはり、きちんと撮影して正式な報告書の形式にするのが望ましいのですが、そのためには事務作業の時間が必要になってしまいます。
クラウドサービスで写真付き報告書を全自動作成する方法
こうした現場の疲弊を解決する有効な手段が、不動産管理業界向けに開発された「Raccoon」のようなクラウドサービスを活用した、写真付報告書の自動作成システムです。
従来の報告書作成プロセスでは、撮影・転送・編集・作成・送信という5つの工程を踏む必要がありました。しかし、「Raccoon」のようなクラウド型の報告書自動作成ツールを導入すれば、現場でスマートフォンを使って写真を撮影するだけで、その場で報告書が完成します。
「Raccoon」のスマートフォンアプリを起動して現場で写真を撮影すると、撮影日時や位置情報とともに写真が記録され、即座にPDF形式の報告書として出力できます。作業前・作業中・作業後といった複数の写真が必要な場合も、アプリ内で撮影順序を整理できるため、わざわざパソコンで編集する必要がありません。
つまり「Raccoon」を使えば、通常の管理業務の中で、写真付き報告書が自動的に完成するのです。
写真付き報告書の作成を自動化するメリット
「Raccoon」のようなツールを使って写真付き報告書の作成を自動化することには、次のようなメリットがあります。
- 報告書作成業務時間を減らせる
- 過去の作業履歴を探しやすい
- 物件オーナーにすぐ報告できる
- ランニングコストを削減できる
それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。
報告書作成業務時間を減らせる
写真付き報告書ツールの最大の特徴は、「現場で完結する」という点です。従来は現場作業が終わった後に事務所で行っていた報告書作成作業が、現場にいる間にスマートフォン一つで完了します。これにより、社員は事務所に戻る必要がなくなり、直行直帰が可能になります。次の現場への移動時間も有効活用でき、1日に対応できる現場数を増やすことができるのです。
報告書作成業務時間を減らすことができれば、社員の働きやすさも向上します。現場で報告書作成が完了して直行直帰できることは、働き方改革の観点からも非常に重要です。残業時間の削減、ワークライフバランスの改善、モチベーションの向上など、社員満足度を高める効果が期待できます。人材の定着率向上にもつながり、人手不足に悩む企業にとっては大きなメリットとなるでしょう。
過去の作業履歴を探しやすい
また、クラウドサービスのもう一つの大きなメリットは、情報の一元管理と共有が容易になることです。すべての報告書がクラウド上に保存されるため、過去の作業履歴をいつでもどこでも検索・参照できます。管理者は事務所にいながら現場の状況をリアルタイムで把握でき、問題が発生した際には即座に過去のデータと照合して適切な指示を出すことができます。
物件オーナーにすぐ報告できる
次に、オーナーへのレスポンス速度が飛躍的に向上します。従来は現場での問題発見から報告まで数時間から数日かかっていたものが、「Raccoon」を使えば、現場から即座に写真付きで報告できるようになります。緊急性の高い設備トラブルや入居者からのクレームに対して、迅速に対応できることはオーナーからの信頼獲得につながります。Raccoonを利用した不動産管理会社では、緊急時の初期対応時間が従来の2時間から30分程度に短縮され、スピーディーな対応にオーナーからの評価があがり管理物件が増えたと報告されています。
即席で作った報告書は品質が低いのではないかと心配する方もいるかもしれません。しかし写真の自動リサイズ機能により、データサイズが適切に調整され、見やすく統一された報告書が作成されるため安心してください。。
むしろ手作業では担当者によって報告書の品質にばらつきが出ますが、「Raccoon」の自動化により一定水準の報告書が確保できます。企業ロゴの差し込みもできるため会社の統一フォーマットを維持も可能です。
ランニングコストを削減できる
コスト面でも効果があります。デジタルカメラ、印刷機、FAX機といった機器が不要になり、紙やインクのランニングコストも削減できます。「Raccoon」のように月額1万円以下から利用できるクラウドサービスであれば、中小企業でも導入ハードルは低く、投資回収期間も短期間で実現します。
写真付き報告書の作成を自動化した企業の実例
「Raccoon」によって写真付き報告書の作成を自動化した企業の実例として、、月間約300件の定期巡回業務を実施していた不動産管理会社A社のケースをご紹介します。
A社では、300件の物件管理における報告書作成に月間延べ40時間ほどを要しておりました。換算すると2名のスタッフがほぼ丸2日間以上を報告業務に費やしていた状況です。忙しいときは現場での巡回をしてから報告書完成まで平均3～5日のタイムラグが発生していました。重大な問題は先に電話をしているのですが、オーナーとしてはやはり報告書があったほうが確実に状況を把握できます。オーナーとしては物件の修繕はお金がかかるので、不動産業者からの電話で、ホイホイと修繕金をだしていたらたまりません。本当に問題があるのかやはり写真で確認したいものです。こういったオーナーからの要望にたいおうしきれていなかったため、クレームまでは行きませんでしたが、オーナーへの説明における良貨不良は続いていました。
A社は業務改善の必要性を強く感じ、写真付報告書の自動作成ツール「Raccoon」を導入しました。導入にあたっては、まず重要度の高い問題から段階的に運用を開始し、スタッフの習熟度を確認しながら対象範囲を拡大していく方針を取りました。
導入後、A社では次のような変化が起こりました。まず報告書作成時間は月間40時間から12時間程度へと70%ほど削減され、報告完了までの時間は当日完了へと大幅に短縮されました。現場での撮影後、その場で報告書が完成し、オーナーへメール送信まで完了するようになったのです。
特に効果的だったのは、緊急修繕が必要な案件の早期発見・報告に関する業務です。台風や大雨後の共用部損傷報告はこれまで電話などが中心でしたが、現場の写真をすぐに報告書で送れるようになったため、オーナーも判断が速くなりました。入居者にとっても、物件の問題や修繕が早く解決することは満足度につながります。結果的に入居者の契約も伸び、オーナーからの管理契約も継続するようになりました。
また、社員の働き方も変わっていきました。事務所に戻る必要がなくなったことで、直行直帰が増え、残業時間が減少しました。削減された50時間（約6日分）を営業活動や顧客対応に振り向けることができ、結果として新規顧客の獲得にもつながりました。社員からは「現場で仕事が完結するので、気持ちが楽になった」「事務作業のストレスが減った」といった声が上がっています。
現在、A社では全物件でこのシステムを運用しており、業務効率化の成功事例として社内でも高く評価されています。
写真付き報告書の全自動化なら「Raccoon」がおすすめ！
不動産管理業界において、写真付報告書の作成は避けて通れない重要な業務ですが、アナログな手法だと現場に大きな負担がかかってしまいます。もし写真付き報告書の作成に課題を感じている場合は、ぜひ報告書作成業務を自動化できる「Raccoon」の導入をご検討ください。
Raccoonは月額8,000円から利用できるクラウドサービスであるため、中小企業でも導入しやすいことが特徴です。現場で写真をとればそのまま報告書が完成するため、社員の直行直帰が可能になりますし、オーナーへのレスポンス速度も向上します。
デジタルツールというと難しく感じるかもしれませんが、スマートフォンで直感的に操作できるため、誰でも簡単に使えることが特徴です。使い勝手の評判は非常に高く、使い方が分からず困ったという問い合わせはほとんどありません。
導入時は当社が徹底的にサポートいたしますし、それぞれの企業の業務フローに沿ったデジタル化のご提案も可能なため、まずはお気軽にお問い合わせください。
