清掃や点検、巡回といった現場業務では、作成した報告書を管理会社やオーナー、行政などさまざまな提出先へ届ける必要があります。ところが、提出先によって求められる報告書の形式は異なることが多く、「A社にはPDFで、B社にはExcelで、行政には指定様式で」といった作り分けに手を焼いている担当者は少なくないのではないでしょうか。写真報告アプリを選ぶ際には、この「レポートの出力形式」への対応が意外と重要なポイントになります。
本記事では、提出先ごとに報告書の形式が異なる管理会社・点検会社の担当者に向けて、写真報告アプリのレポート出力形式の違いと、PDF・Excelそれぞれの特徴、提出先別に帳票を作り分ける考え方までをわかりやすく解説します。アプリ選定や運用の見直しに役立ててみてください。
報告書の提出先ごとに形式が異なる理由
そもそも、なぜ提出先によって、求められる形式や記載事項が異なるのでしょうか。それは、提出先ごとに、報告書の扱い方が異なるためです。
たとえば、報告書を閲覧して保管するだけの企業は、レイアウトが崩れないPDFでの提出を求めるケースが多いでしょう。
一方、受け取った数値を自社のシステムに取り込んで集計する取引先からは、自由に扱いやすいExcel形式を求められることが多いです。
また、行政へ提出する法定の報告書は、独自に決められた様式に沿って記載しなければならず、、自社の標準的な報告書とは別の帳票を用意しなければならないケースもあります。
こうした事情から、現場では一つの作業に対して複数の形式で報告書を作り分ける手間が生じます。しかし、同じ作業内容でも提出先ごとに帳票を作り直す作業は、担当者にとって大きな負担となるため、どう効率化するか考えなければなりません。
写真報告アプリを選ぶ際には、この出力形式への柔軟な対応力も、必ず確認することをおすすめします。理想をいえば、少なくともPDF出力とExcel出力の両方に対応したアプリを選ぶべきでしょう。
関連記事：現場報告書のフォーマットはどう統一する？報告書の形式を揃える方法を紹介
PDF出力とExcel出力の特徴と使い分け
写真報告アプリのレポート出力形式として代表的なのが、PDFとExcelです。それぞれどのような特徴のある形式なのか、知らずに使っている方もいるのではないでしょうか。ここで改めて、PDF出力とExcel出力の特徴と使い分け方法について整理しておきましょう。
PDF形式は、どの環境で開いてもレイアウトが崩れず、写真と文章が意図したとおりに表示されるのが利点です。改ざんされにくく、正式な提出書類としての信頼性も高いといえます。そのため閲覧・保管が目的の提出先や、体裁を重視する報告には、PDFが向いています。
一方、Excel形式は、記載された数値やデータを受け取った側で編集・集計できるのが特徴です。点検の測定値を取り込んで管理したい取引先や、報告内容を二次的に加工して使いたい提出先に適しています。ただし、開く環境によってレイアウトが変わることがある点には注意が必要です。
このように、閲覧・保管が目的ならPDF、データの再利用が目的ならExcelというように、提出先の使い方に合わせて出力形式を選ぶことが、円滑な報告につながります。
なお、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」は、PDF出力とExcel出力の両方に対応しているため、報告業務を効率化しやすいことが特徴です。
提出先別に帳票を作り分けるのに必須の機能
提出先ごとに異なる報告書を効率よく用意するには、PDF出力とExcel出力の両方に対応しているかどうかだけではなく、下記の機能を有した写真報告アプリを選ぶことが大切です。
- 現場記録から複数形式の帳票を作り分ける機能
- 提出先ごとにテンプレートを用意できる機能
それぞれ詳しく見ていきましょう。
現場記録から複数形式の帳票を作り分ける機能
もっとも重要なのが、入力した現場記録から、複数形式の帳票を作り分ける機能です。現場で記録した作業内容と写真をもとに、同じデータからPDFとExcelの両方を出力できれば、提出先ごとに一から報告書を作り直す必要がなく、報告業務を大幅に効率化できます。
写真報告アプリの多くは、この現場記録を起点とした帳票作成を得意としています。しかし、提出先ごとの様式が非常に多岐にわたる場合や、独自のフォーマットで複雑な帳票を出力したい場合、汎用的なアプリでは対応できないこともあります。
そのような場合、カスタマイズ版の「RaccoonPro」のように、自社の報告業務に合わせて出力帳票を設計できるサービスも選択肢に入れてみてください。一般的な作り分けは標準的なテンプレート機能で対応できますが、込み入った要件がある場合はフルカスタムの仕組みが有効です。
提出先ごとにテンプレートを用意できる機能
提出先別にテンプレートを用意できる機能もあると、より報告業務を効率化できます。
たとえば、取引先Aの様式、取引先Bの様式、行政向けの様式といったテンプレートをあらかじめ登録しておけば、記録した内容を各テンプレートに流し込むだけで、それぞれに合った帳票が作成できます。
導入事例：写真報告アプリの導入で提出先別の作り分けの手間が大幅に減少
ある設備管理会社では、点検報告書を提出先ごとに異なる形式で用意していました。閲覧用にPDFで提出する取引先、数値を集計するためExcelで求める取引先、そして指定様式が必要な提出先があり、一つの点検につき複数の帳票を手作業で作り直す作業に、毎回30分以上を費やしていたといいます。
そこで、現場での記録を起点に複数形式で出力できる写真報告アプリ「Raccoon」を導入し、提出先別のテンプレートを登録して運用する仕組みに切り替えました。その結果、現場で一度記録した内容から各提出先向けの帳票を出力できるようになり、作り分けにかかる時間は1件あたり約5分にまで短縮されました。担当者は「同じ内容を何度も入力し直す必要がなくなり、提出のスピードも上がった」と話しています。
このように、写真報告アプリのレポート出力形式に注目し、提出先に合わせた作り分けの仕組みを整えることで、報告業務の負担を大きく減らせます。アプリ選定の際は、出力形式への対応力もぜひ確認してみてはいかがでしょうか。
提出先別の報告書作成には写真報告アプリRaccoonがおすすめ！
写真報告アプリのレポート出力形式は、閲覧・保管ならPDF、データ再利用ならExcelというように、提出先の使い方に合わせて選ぶことが大切です。提出先ごとに異なる報告書も、一度の入力から複数形式で出力したり、提出先別のテンプレートを用意したりすることで、効率よく作り分けられます。
現場での記録を起点に、提出先に合わせた帳票を柔軟に出力するなら、写真付き報告書作成アプリ「Raccoon」の活用がおすすめです。Raccoonは無料トライアルも可能なので、報告業務の効率化を検討されている方は、ぜひ一度お試しください。
